各営業担当が見積書や注文書を、自分のPCにローカル保存して部内共有が遅れていませんか？
帳票保存のルールが決まっていなかったり
営業担当が外出していて社内サーバーに保存できなかったりと事情はあるかもしれません。
しかし共有していないと過去にその企業にどのような見積を提示したかが分からなくなる等、
様々なトラブルが起きる可能性があります。
この記事では部内共有が遅れてしまう理由と、共有方法についてご紹介します。
見積書・注文書の共有が遅れてしまう理由
帳票作成と契約共有が別アクションのため共有が手間
帳票作成と契約共有が別アクションの場合、共有が手間でつい後回しにしてしまいます。
顧客から電話や差し込み業務が発生し、緊急性のある業務の対応は避けられないですよね。
そうこうしているうちに定時直前になり、慌てて部内や経理に共有をし
結果、スピード感に欠ける対応となってしまいます。
また、契約共有を後回しにしたまま失念してしまう可能性も考えられます。
迅速に社内共有するためにはできるだけ手間を少なくすることが重要です。
社内ネットワークに保存しても認知までに時間のラグが発生する
社内ネットワークで見積書・注文書や契約を共有している場合、ただ保存するだけではグループ内で認知されず、
その帳票を発行した担当営業しか把握していない場合があります。
なぜなら社内ネットワークにアップロードするだけでは通常通知がいきませんので、
自分で確認して初めて新しい契約があった、と認知されることになるからです。
月末や期末は特に、リアルタイムでの契約状況を確認したいですよね。
最新の契約状況を把握するまでに時間がかかっていると、
結局共有までに時間がかかっているのと同じような状況になってしまいます。
業界に合わせたシステムで見積書・注文書や契約共有の手間を省こう
自社の業界に合わせたシステムを導入し、見積書・注文書の共有や、契約共有の手間を省くことも可能です。
帳票や契約管理のシステムはあらゆるデータが連動していますし、
新しい契約の通知を受け取ることもできる場合があるので、共有作業を行う担当者の手間は最小限になります。
i-seiQはSES特化型のシステムなので契約してから見積書を発行する文化に対応しています。
契約をシステムに登録すると、内容共有のメールを送信することができるので社内で即時確認が可能ですし
ワンクリックで見積書や注文書を作成し発行状況も確認することができます。
帳票の状況や契約内容を一元管理できると手間が減り、事務作業が楽になります。
まとめ
見積書・注文書の共有が遅くなってしまう理由は、以下が考えられます。
・帳票作成と契約共有が別アクションで手間が生じている
・社内ネットワークに保存しているが認知までに時間のラグが生じる
システム化をすると上記のちょっとした手間がなくなります。
共有するための手間を減らして帳票や契約共有をスムーズに行いましょう。
