システム導入の稟議を通す3つのポイント

システム導入の稟議を通す3つのポイント

新しいシステムを導入するための稟議を通すのは容易ではありません。
特に、組織内でのコスト意識や現状維持の志向が強い場合はなおさらです。
しかし、適切なアプローチを取ることで、効果的に稟議を通すことが可能です。
本記事ではシステム導入の稟議を通すための3つのポイントと
いますぐ活用可能な稟議書のテンプレートをご紹介します!

3つのポイントとは?

明確な課題と解決策の提示

まず、現状の業務プロセスにおける具体的な課題を明示し、それに対するシステムの具体的な解決策を説明することが重要です。
例えば、手作業によるデータ入力のミスや時間の無駄を指摘し、これらの問題を解決するためにシステムがどのように役立つかを示します。
具体的な事例として、i-seiQのようなクラウド型契約管理システムを導入することで、契約書の作成・管理が自動化され、人的ミスの削減と業務効率化が図れます。

投資対効果の明示

システム導入には初期投資が必要ですが、それに対するリターンを明確に示すことが稟議通過の鍵となります。
例えば、i-seiQを導入することで月間の契約管理にかかる工数が50%削減されるといった具体的な数値を提示します。
さらに、これにより生じるコスト削減や利益増加の予測を数字で示すことで、投資の妥当性を証明します。

実績と信頼性のアピール

最後に、他社の成功事例や導入実績を活用して、システムの信頼性をアピールします。
例えば、多くのSES企業がi-seiQを導入して業務効率化に成功していることを具体的なデータとともに示すと効果的です。
また、導入後のサポート体制についても触れ、安心感を与えることが重要です。
i-seiQのように実績豊富なシステムであれば、信頼性の面でも強力なアピールポイントとなります。

稟議書テンプレートの具体例

ここからは具体的な稟議書のテンプレートについて、事例をご紹介していきます!


件名:クラウド型契約管理システム「i-seiQ」導入の件

提出日:2024年6月24日

提出者:[あなたの名前]

対象部署:[部署名]

1.導入背景と目的

現状、手作業による契約書の作成・管理に多くの時間と労力が費やされており、人的ミスも頻発しています。
これらの問題を解決し、業務効率化を図るため、クラウド型契約管理システム「i-seiQ」を導入することを提案します。

2.解決すべき課題

  • 手作業によるミスの頻発
  • 契約管理にかかる時間の浪費
  • データの一元管理の不備

3. システム導入の効果

  • 契約書作成・管理の自動化によるミスの削減
  • 業務効率の向上(工数50%削減見込み)
  • データの一元管理による情報共有の円滑化

4. 投資対効果

初期投資:¥[初期投資額]
年間コスト:¥[年間コスト]
予想効果

  • 工数削減によるコスト削減:¥[削減見込み額]
  • 効率化による業務改善効果:¥[効果見込み額]

5.他社の導入事例

多くのSES企業が「i-seiQ」を導入し、契約管理業務の効率化に成功しています。
導入後のサポート体制も充実しており、信頼性の高いシステムです。

6. 比較検討の結果

比較対象:

  • A社システム:多くのカスタマイズは可能だが、初期投資が高く初期設定に時間がかかる
  • B社システム:導入事例が少なく、サポート体制に不安
  • i-seiQ:コストパフォーマンスが高く、多くの導入実績と充実したサポート

7. 導入スケジュール

  • 2024年7月:導入準備
  • 2024年8月:試験運用
  • 2024年9月:本格運用開始

8. 予算

総費用:¥[総費用]
予算内訳:

  • 初期導入費用:¥[初期導入費用]
  • 年間運用費用:¥[年間運用費用]

9. 承認

担当者:[担当者名]
承認者:[承認者名]


まとめ

システム導入の稟議を通すためには、現状の課題と解決策を明確にし、投資対効果を具体的に示し、他社の成功事例を参考にして信頼性をアピールすることが重要です。
これらのポイントを押さえることで、スムーズに稟議を通すことができます。
ぜひシステム導入をご検討の方は、参考にしてみてくださいね。

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