契約管理システムの導入方法には、大きく分けて自社開発と他社開発のシステム導入の2つがあります。
自社開発は業務に合わせて柔軟に設計しやすい一方で、開発・保守コストや法改正対応の負担が課題になりやすい方法です。
一方、他社開発のシステムは短期間で導入しやすく、制度変更にも対応しやすい製品が多いというメリットがあります。
だからこそ、契約管理システムを検討する際は、それぞれの特性を理解したうえで、自社の業務や運用体制に合った方法を選ぶことが大切です。
この記事では、自社開発と他社開発システム導入のメリット・デメリットを比較しながら、選定時に押さえておきたいポイントを紹介します。
契約管理の自社システム化：メリット・デメリット
自社システムのメリット
契約管理システムを自社で開発するメリットは、自社の業務に合った仕組みを無駄なく構築できることです。
既製品では対応しきれない承認フローや管理項目、他システムとの連携要件にも柔軟に対応しやすく、現場の運用に合わせた使いやすいシステムを実現できます。
例えば、部門ごとに異なる契約申請ルールや独自の管理項目がある場合でも、自社開発であれば必要な機能だけを設計でき、運用変更や機能追加にも自社の判断で迅速に対応できます。
そのため、自社開発は標準機能に業務を合わせるのではなく、業務に最適化した契約管理を実現したい企業にとって大きなメリットがあります。
自社システムのデメリット
一方で、自社システムの導入には注意すべき点もあります。
最も大きな課題は、初期投資とシステム開発・保守にかかるコストです。
自社の業務フローに最適化されたシステムを構築するには、相当な時間と費用が必要になります。
また、システムの導入に伴う従業員の教育も必要不可欠です。
さらに、システムの不具合や障害が発生した際の業務への影響も考慮しなければなりません。
特に中小規模のSES企業にとっては、これらのコストと労力が大きな負担となる可能性があります。
自社システムは継続的な開発が必要
自社で構築した契約管理システムは、自社業務に合わせて設計できる一方で、運用を続けるには継続的な開発や改修が欠かせません。
特に、法改正や制度変更が発生した際には、契約の管理項目や帳票の保存方法などを見直す必要があり、システム側もそれに対応できなければ実務に支障が出る可能性があります。
例えば、改正電子帳簿保存法では、電子取引でやり取りした契約書や請求書などを電子データのまま保存し、改ざん防止や検索性を確保できる形で管理することが求められるようになりました。
また、2023年10月開始のインボイス制度では、請求書に登録番号や適用税率、税率ごとの消費税額などの記載が必要になり、請求書の見直しが必要になりました。
そのため、自社システムは導入して終わりではなく、環境変化に合わせて継続的に保守・開発していく体制が求められる点を理解しておくことが大切です。
他社のシステム導入のメリット
他社のシステムを導入するメリットは、契約・請求管理に必要な機能を比較的短期間で導入しやすく、初期開発の負担を抑えながら運用を始めやすい点にあります。
他社システムは契約・請求業務で必要となる標準機能があらかじめ備わっていることが多く、自社でゼロから開発する場合に比べて、要件定義や開発工数を抑えやすいです。
また、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応した製品も多く、法改正や制度変更のたびに自社で大規模な改修を続けなくても運用しやすいため、保守や法対応の負担を軽減しやすい点も大きな理由です。
実際にクラウド型の請求システムには、電帳法に対応した形で発行した帳票を電子データのまま保存し、検索や長期保管まで対応しやすいものがあります。
そのため、帳票発行や保存に関する業務を効率化しながら、制度対応を進めやすい点は、他社システムを導入する大きな利点といえます。
このように、他社のシステム導入は、導入スピード、運用開始のしやすさ、法改正対応のしやすさという面でメリットが大きく、契約・請求管理を効率化したい企業にとって有力な選択肢になりやすいでしょう。
自社開発と他社開発システムのメリット・デメリットを踏まえて検討しよう
契約管理の自社システム化は、自社の業務フローや承認ルールに合わせて最適な仕組みを構築しやすい一方で、初期投資や開発・保守コストがかかるうえ、法改正や制度変更に合わせて継続的に改修していく必要がある点に注意が必要です。
特に、電子帳簿保存法やインボイス制度のように、契約書や請求書の保存方法、記載要件、検索性などに関わるルールが変わると、自社システムではその都度対応が求められます。
一方、他社のパッケージシステムは、契約・請求管理に必要な標準機能を比較的短期間で導入しやすく、制度対応機能を備えた製品も多いため、初期負担や法対応の負担を抑えながら運用を始めやすいのが大きなメリットです。
そのため、独自性の高い業務に細かく対応したい場合は自社開発、導入スピードや保守負担の軽減、制度対応のしやすさを重視する場合はパッケージ導入を検討することが重要です。
