SES契約の請求漏れが引き起こすExcel管理表の見落としをなくす方法

SES契約の請求漏れが引き起こすExcel管理表の見落としをなくす方法

請求漏れが怖い理由

管理部に1本の電話。

「技術者Aの請求書がきておりません」

…請求漏れの発覚です。

こんなこと、ありますよね…

(でも、多い月でも2,3件だし、大した問題じゃないでしょ?)

そうお考えのあなた。

要注意です!!

時間と信用がどんどん失われていきます。

自社の経理・経営にも関わる問題となっていきます。

 

まずは、

請求漏れ対応に費やしている、時間の計算をしてみましょう。

 

営業3名がそれぞれ1件づつ請求漏れをおこしてしまい、

3人×請求漏れ1件=3件

事務確認作業のみにかかる時間を1件あたり15分だとすると、

3件×15分=45分/月

 

取引先への謝罪や、いつ振り込んで頂くか等の調整、加えて営業との連携時間を含めると

請求漏れ対応にかかる時間=1時間以上かかります。

精神的負荷も避けられません。

 

さらに信用問題にも発展します。

信用が無くなると… ご想像の通りです。

※会社をたたむ社長のイラスト

請求漏れが発生する原因

自社を危機に陥れなくない!

請求漏れが発生する原因は主に下記の2点ではないでしょうか。

①案件情報を管理しているExcelの見落とし

②営業から事務への情報伝達もれ

 

今回は「①Excelの見落とし」について考えていきましょう。

事務側が工夫を凝らして作成した、契約管理のExcel表。

契約延長や終了の管理、契約内容の変更、取引先情報の変更…

様々なExcelのメンテナンスをしながら、平行して

見積書、注文書、請求書の発行や管理…

そのうちに、

「あれっ、この企業、送付先変更じゃなかったっけ?」

「ん?この技術者、帳票に個人名記載しないんだったっけ?」

 

見積書を作成したときは良かったものの、

請求書を作成する段階でExcel管理表と連携できていなかったり、

コピー&ペーストを間違えてしまったり。

 

見積書、注文書、請求書、それぞれ作成のタイミングに

3度以上も同じ情報を入力し、確認しないといけない、

この工数、削減したいと思いませんか?

確認を怠ると、請求ミスが発生する原因になりかねません。

 

契約を入力すれば、今月請求分が一目瞭然!

i-seiQはSESに特化した契約管理・帳票発行システムです。

一度i-seiQに契約を登録すれば、

見積書、注文書、請求書等、全て同じ契約内容で出力可能です。

 

 

システムから帳票が出力されるので、人的ミスがゼロ!

確認工数の大幅削減ができます!

 

帳票の出力方法は、

それぞれの画面で発行ボタンをクリックするだけで、帳票が出力できます。

詳細は見積書注文書請求書(それぞれクリックできます)をご覧ください。

 

請求書は稼働時間を入力すると超過控除の金額や時間をシステムが計算しますので、

ここでも工数削減も可能です!

※i-seiQ 個別の稼働時間入力画面

 

脱Excelでシステム化、請求漏れゼロを実現しませんか?

営業側も事務側も、業務効率向上間違いなしです!

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