営業単位での契約管理の問題点

営業単位での契約管理の問題点

営業・総務間の連携方法

前回は請求ルールに従って、効率よく請求書を発行する方法を紹介しました。

今回はその前の段階の、

請求情報をいかに営業担当から収集するかについて考えていきましょう。

 

SES契約は稼働時間が決まらないと、請求処理が進められませんよね。

 

請求書作成時期になると

営業担当がExcel等にまとめた請求情報を、

勤務表回収後に営業担当から総務担当に提出する

というフローで進めているかと思います。

 

総務担当側は、今月どれくらい請求作業があるだろうか、

営業担当からきちんと請求情報が上がってくるか、

心配しながら待っているのではないでしょうか。

 

場合によっては

営業担当から今月分の情報がこなかったり、

契約内容の修正が後から申告されたり、

確認のため営業担当に電話しても繋がらなかったり、

うまく連携できないと、請求書発行の作業が滞ってしまいます。

請求漏れが発生する可能性も十分考えられます。

 

 

この工数、どうにかしたいですよね。

 

システム化で瞬時に最新の情報共有

各自で契約管理をしていると

様々なファイルの契約情報を書き込む必要が発生し、

結果、入力漏れや作業の後回し、といった事象が発生します。

 

システム化すると、営業担当は契約決定後

1度システムに契約内容を入力するだけで、事務作業が完了!

 

経理担当は、システム上の契約内容を見れば最新の情報が確認できます。

もちろん稼働時間の確認も可能です。

 

 

このようなフローになるので総務、営業間の情報連携はシステム上で完了できます。

 

i-seiQは営業担当が入力した契約情報で、注文書や請求書がワンクリックで出力可能

→総務担当の作業効率もUP!

 

更に、システム化すると

システムに入力しないと請求書発行がされない

という営業担当の共通認識ができます。

明確なルールができて、お互いに毎月の作業が楽になりますね。

 

また、i-seiQでは請求書作成日やデータ送信日を登録できますので

請求書を送ったかの確認も請求ルール同時に一覧で確認できます。

 

情報の一元管理で、請求書発行の漏れも無くなりますね!

 

SESに特化した契約・請求管理システムはこちらへどうぞ!

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