請求処理の注意点を減らし、ミスなく月末月初の作業を終える方法はないでしょうか。
最新の契約内容が共有されているか、取引先ごとのルールに沿って処理できているか
ルーティン化しているとはいえ注意することが多いですよね。
システム化するとある程度自動化されるため、ミスが起こる可能性が少なくなります。
この記事では、具体的にどの作業負担が軽減されるかを解説していきます。
請求ルールの複雑化
SES業界、請求先ごとに細かいルールが多いですよね。
請求ルールの複雑化は、忙しい請求書発行の時期にタスクが煩雑になる原因の一つです。
2営業日以内の送付、等の日数ルールに加え、
昨今のペーパーレス化の影響でPDFのみの送付、郵送での送付等々…
よりルールが複雑になりました。
これらの複雑な情報をExcel管理するのも一苦労。
暗記するのも大変です。
各取引先の請求ルールに従って、確実に全ての契約を処理しきるにはどうすればよいでしょうか？
システムを使って請求処理
請求書リミット順・条件順で処理
請求管理をシステム化し、
リミット順や条件ごとにまとめて請求処理をすると請求ミスを減らすことができます。
あらかじめシステム内（i-seiQ）で請求先の請求ルールや送付期限の登録を行い、
請求処理の際に一覧を請求ルールや送付期限が近い順に並び替えます。
担当者は一覧の上から順に処理すれば、漏れなく対応が可能になります。
例えば送付期限を「月初1営業日以内」、「月初2営業日以内」のように規則を作り登録いただき、
i-seiQ画面「請求処理」＞「請求一覧」で並び替えをすると、1営業日以内、2営業日以内…と順に契約が表示されます。
請求ルールも登録することができますので、PDF送信か郵送かの見分けも同時に確認できます。
並べ替え後に上から順に請求書を発行すれば、漏れなく、且つリミット順に請求処理が可能です！
※「送付期限」以外にも、他の条件で並び替えすることも可能です。
情報一元化ができる
情報の一元化はシステム化の大きな強みです。
i-seiQから請求書を発行すると、請求番号が表示されるので発行有無が一目でわかります。
また、その請求書の作成日・送信日を入力でき、別途連携不要で処理状況が即時共有されます。
システム化による情報の一元化で、発行漏れ防止や担当者間で確認の手間を省くことができます。
手作業はなるべくシステムに任せよう
システム化でミスを削減することができます。
・請求書の送付期限やルール順に並び替え→送付遅延や形式ミス防止
・発行有無の自動表示→重複発行や担当者連携のミス防止
・作成日や送信日記入→担当者連携なしで情報共有
注意点が少ない状態で請求処理をして、ミスもストレスも最小限で月末月初を過ごせると良いですね。
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