契約や案件登録で同じ情報をいろいろな場所に入力していませんか？
仕方がない作業だと割り切って単純作業を毎日少しずつ繰り返しているかもしれませんが、
少しやり方をかえればその単純作業がなくなるかもしれません。
この記事では重複作業・単純作業のリスクと、
どのようにやり方をかえればそのリスクを減らすことができるのかを解説します。
事務作業につきもののミスをゼロにしていきましょう。
重複入力・単純作業が招く作業ミス
単純作業や重複作業によりミスが発生してしまう可能性がゼロではありません。
契約件数や請求件数にもよりますが、見積書・注文書・請求書の3帳票の
微妙に異なるフォーマットに合わせて何枚も書類を作成する作業が発生するからです。
毎月50件の契約があれば、担当者の方は3帳票×50件＝150枚分、
単純作業や重複作業でミスが発生しないように細心の注意を払ってらっしゃると思います。
帳票枚数分、ダブルチェックをしながらミスの無いように作成していくことは
精神的にも負担ですし工数もかかってしまいます。
人間が行う作業ですので、Excelの関数やマクロを組んだとしても
ミスが発生する可能性をゼロにすることは大変難しいです。
i-seiQで作業ミスをゼロにする
帳票をワンクリック出力
登録された契約情報をもとに、
システムから見積書・注文書・請書・請求書・送付状などの書類をワンクリックで出力できると
重複入力や単純作業が大幅に削減でき、ミスも削減できます。
「i-seiQ」はSES特化型の契約・請求管理システムです。
SESタイプの契約にも対応しており、請求金額データは稼働時間を入力するだけで
超過控除の自動計算をするため、人為的な入力ミスを防ぐことができます。
情報を一度だけ入力し、それらの情報を使い帳票を作成するので作業者の手間は最小限となります。
窓枠付き封筒でラベル貼り間違え防止
帳票作成とは別に宛名ラベルを作成して貼り付ける作業を実施されている場合は
工数削減と送付先間違いのリスクを減らせます。
i-seiQから出力される帳票は情報を出力する位置をカスタマイズできます。
例えば契約情報で登録されている請求先に紐づく住所情報を請求書の指定位置に出力し
印刷後はA4用紙を三つ折りにして窓枠付き封筒に封入するだけで送付準備完了です。
また、取引先の住所情報をi-seiQで管理することで
一度の住所登録ですべての帳票に最新の住所が反映されるため
住所管理の側面からも送付間違いを防ぐことができます。
集約している情報を様々な場所で利用することで重複作業をなくし、ミスを削減できます。
重複作業・単純作業を減らしてミスを減らそう
人間の手で作業をすると入力回数や転記回数が増え、ミスの可能性をゼロにすることは大変難しくなります。
○一度の契約登録で、見積書・注文書・請書・請求書・送付状をワンクリックで発行可能
○稼働時間を入力すると超過控除が自動計算
○窓枠付き封筒で帳票に出力した宛先に送付可能
システム化をすることによって無駄な重複入力を排除して、ミスなし業務を実現しましょう。
