契約や案件登録で同じ情報をいろいろな場所に入力していませんか？
仕方がない作業だと割り切って単純作業を毎日少しずつ繰り返しているかもしれませんが、
少しやり方をかえればその単純作業がなくなるかもしれません。
この記事では重複作業・単純作業のリスクと、
どのようにやり方をかえればそのリスクを減らすことができるのかを解説します。
事務作業につきもののミスをゼロにしていきましょう。
重複入力・単純作業が招く作業ミス
単純作業や重複作業によりミスが発生してしまう可能性がゼロではありません。
契約件数や請求件数にもよりますが、見積書・注文書・請求書の3帳票の
微妙に異なるフォーマットに合わせて何枚も書類を作成する作業が発生するからです。
毎月50件の契約があれば、担当者の方は3帳票×50件＝150枚分、
単純作業や重複作業でミスが発生しないように細心の注意を払ってらっしゃると思います。
帳票枚数分、ダブルチェックをしながらミスの無いように作成していくことは
精神的にも負担ですし工数もかかってしまいます。
人間が行う作業ですので、Excelの関数やマクロを組んだとしても
ミスが発生する可能性をゼロにすることは大変難しいです。
i-seiQで作業ミスをゼロにする
帳票をワンクリック出力
登録された契約情報をもとに、
システムから見積書・注文書・請書・請求書・送付状などの書類をワンクリックで出力できると
重複入力や単純作業が大幅に削減でき、ミスも削減できます。
「i-seiQ」はSES特化型の契約・請求管理システムです。
SESタイプの契約にも対応しており、請求金額データは稼働時間を入力するだけで
超過控除の自動計算をするため、人為的な入力ミスを防ぐことができます。
情報を一度だけ入力し、それらの情報を使い帳票を作成するので作業者の手間は最小限となります。
帳票の送付ミスを防止
請求書や注文書・注文請書などの帳票は、PCにダウンロードせず、プレビュー画面で確認したうえでそのまま取引先担当者へ共有できます。
契約情報に紐づけて管理され、最小限の操作で共有しやすく、宛先間違いや添付ミスの防止にもつながります。
また、一度ダウンロードして編集した帳票を、該当の契約に紐づけてi-seiQへアップロードし、共有する運用にも対応しています。
注文請書などは取引先担当者側からアップロードすることも可能で、帳票のやり取りをメール添付に頼らず進めやすくなります。
誤ったファイルをアップロードした場合でも、削除・差し替えが可能です。
この運用をすれば、見積書～請求書周りは電子帳簿保存法にそった運用ができます。
（i-seiQはJIIMA認証取得済みのシステムです。）
重複作業・単純作業を減らしてミスを減らそう
人間の手で作業をすると入力回数や転記回数が増え、ミスの可能性をゼロにすることは大変難しくなります。
○一度の契約登録で、見積書・注文書・請書・請求書・送付状をワンクリックで発行可能
○稼働時間を入力すると超過控除が自動計算
○事前に登録した取引先担当者の宛先にファイル共有可能
システム化をすることによって無駄な重複入力を排除して、ミスなし業務を実現しましょう。
SES特化型の契約管理・請求管理のi-seiQを知りたい方はi-seiQサイトをご覧ください。
