SES業界のExcelユーザーがたどり着いた業務標準化の方法

SES業界のExcelユーザーがたどり着いた業務標準化の方法

自社システムや複数のExcelファイルへの分散・重複入力は発生していませんか?

職種が違えば、チェックしなければならない情報項目は大きく違うため、
部門ごとに管理しているExcelは異なると思います。

この記事では、複数あるExcel管理表のフォーマットを1つにまとめる方法についてご紹介します。

フォーマット統一をし、複数Excelへのデータ入力時間を減らしましょう!

 

社内で契約管理方法が異なると、ムダ時間が発生

契約の入力作業や売上の集計作業など、間接作業時間は発生していないでしょうか。

また、各部門でデータ管理項目がバラバラのため、部門間の連携・情報共有に時間のラグは生じていないでしょうか?

 

それぞれの部署ごとに作られたExcelファイルはガラパゴス化していることがほとんどのため、
これらを集計して売上数字や請求数字を見たいと思っても、手作業での集計が必須となり、
全員が時間を取られるハメになります。

 

 

入力フォーマットを統一し、業務効率化

Excelで関数やマクロを多用

あらかじめ関数やマクロを組んだExcelに、契約に関する全ての情報を入力し、
各部門別で見たい項目を別シートに表示。

上記の方法で、入力フォーマットを統一!このExcelで一度入力すればよし!という方法は不可能ではありません。

しかし、会社情報や請求情報に加え、契約内容や実際の稼働時間…
データが多くなるのは想像にたやすいです。
すぐにExcelが重くなって、ファイルが重くなったりクラッシュしてしまう可能性も高くなってしまいます。

システムで契約登録や売上計算をする

会社全体で同一のシステム・マスタ・入力フォーマットを利用するため、
各部署で入力方法が標準化され、データを他部門とも共有・連携しやすくなります。

また、i-seiQは一度契約登録をすると、売上計算や請求管理の画面に即時反映されます。
分散入力・重複入力が無くなり業務効率化が向上し、担当者にいちいち情報確認しなくても、
i-seiQの登録データを確認すれば、見たい数字を見ることができます。

 

 

「なんとなく時間」を徹底的に削減する

i-seiQ導入により、現在の業務フローや管理ファイルの一部を捨てることになるケースもありますが、「なんとなく処理する時間がかかっている」のであれば、今の業務フローや管理方法には問題ありと認識すべきです。

i-seiQなら見たい時に必要な情報が見れます。

作業効率化を求めるならば、思い切って業務フローにメスをいれましょう。

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