契約管理フォーマットを統一し営業担当や総務の業務を効率化

契約管理フォーマットを統一し営業担当や総務の業務を効率化

事務作業の時間はなるべく減らしたいですよね。
自社システムや複数のExcelファイルへの分散・重複入力は発生していませんか?

職種によって管理方法がバラバラだと、情報共有に時間がかかり、
最新の契約内容が共有されなかったり、売上集計をするのに時間がかかるかと思います。

この記事では、どの事務作業が工数削減できるかについてご紹介します。

フォーマット統一をし、複数Excelへのデータ入力時間を減らし、事務作業の工数削減をしましょう!

 

社内で契約管理方法が異なると、ムダ時間が発生

部門間での時間浪費

各部門でデータ管理項目がバラバラのため、
部門間の連携・情報共有に時間のラグは生じていないでしょうか?

それぞれの部署ごとに作られたExcelファイルはガラパゴス化していることがほとんどのため、
売上数字や請求数字を見たいと思っても、以下の作業時間が必要です。

・各部門から手作業でデータを収集 20分
・データの集計作業 15分

加えて、データ提出を催促する心理的工数もかかります。
各部門の全員が時間を取られるハメになります。

部門内での時間浪費

例えば営業担当が行う事務作業の時間を考えてみましょう。

契約の入力作業や売上の集計作業
間接作業時間は発生していないでしょうか。

・見積もり・注文書の作成 30分
・契約決定、終了、延長の事務担当者への報告 15分
・契約内容の変更の連携、確認 20分

1日1回この事務作業が発生すると、20営業日で20時間!
営業活動にあてられる時間が、1ヵ月で20時間も失われています。

 

入力フォーマットを統一し、業務効率化

Excelの関数やマクロで運用し汎用性をもたす

Excelはとても汎用性が高く、数字を入れて計算するだけでなく
グラフを作成したり、大量のデータを処理したり、いろいろな場面で使用できます。

あらかじめ関数やマクロを組んだExcelに、契約に関する全ての情報を入力しておくと
その契約一覧から条件で絞り、別シートに見たい項目を表示することができます。

このように1つのExcelに全て契約情報をまとめる方法で、
入力フォーマットを統一!このExcelで一度入力すればよし!という方法は不可能ではありません。

 

とても便利なExcelですが、デメリットもあります。

×Excel作成者が退職し、Excel管理表の更新が困難
×うっかり関数を壊してしまい数字がめちゃくちゃになってしまう
×ローカルに保存してしまい、最新の情報ではない

などなど…

システムで運用し、ルール化する

システム化すると、全社共通のマスタ・入力フォーマットを利用するため、
汎用性はExcelより失われますが、ルールに沿って運用することになるため連絡漏れが大幅に削減されます。

システムに登録しないと請求書が発行されない、と社内でルールを決めるだけで
営業担当の意識付けができ、連絡もれによる請求ミスがなくなります。

 

他にもメリットはたくさんあります。

○データを部門間で共有・連携しやすい
○最新の契約情報の共有
○請求管理画面に自動反映
○売上の自動集計
○分散入力・重複入力の削減

自動化や、そもそも作業の必要性がなくなるタスクもあるので
事務作業の工数削減ができるようになります。

 

「数分の作業時間」を徹底的に削減する

システム化、i-seiQ導入により、現在の業務フローや管理ファイルの一部を捨てることになるケースもありますが、
「なんとなく処理する時間がかかっている」のであれば、今の業務フローや管理方法は問題ありと認識すべきです。

×部門間、部門内での情報共有をする時間の削減

・Excelマスタ表を作成し入力フォーマットを統一して業務効率化
・システム導入で入力フォーマットを統一して業務効率化

自社の状態を一度振り返り、どの改善策がフィットしそうか考えてみてください。

 

i-seiQなら見たい時に必要な情報がすぐ見れます。

作業効率化を求めるならば、思い切って業務フローにメスをいれましょう。

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