SES営業担当が探し求めていた、Excel管理表のシステム化 改善ポイント7つ

SES営業担当が探し求めていた、Excel管理表のシステム化 改善ポイント7つ

こんにちは、まっす~です。

「SES業界で10年以上の私が経験したExcel管理3大失敗例」で、

Excel管理や情報連携がアナログなために起きてしまった失敗を具体的にお伝えしました。

今回はシリーズ最終回ということで、

Excel管理からシステム化(i-seiQに)したことで得られた、実際の効果をご紹介します。

 

月末・月初の書類作成工数を50%削減

「i-seiQ」は入力された契約情報をもとに、注文書・請書、請求書、送付状などの書類を作成することが可能です。

もともと、各部署単位で別々の管理帳票を持っていましたので、

条件確認や帳票への入力作業などで使っていた時間(工数)を激減させることができました。

主に削減できたのは確認工数、入力工数、情報収集の工数です。

 

入力ミス、送付ミス発生率が0%に

「i-seiQ」は入力された契約情報をもとに、

システムから注文書、請書、請求書、送付状などの書類を出力します。

 

SES特有の超過控除の計算を、稼働時間から自動計算するため、

人為的な計算ミス、入力ミスを防ぐことができるようになりました。

 

また、出力する帳票に送付先住所や担当者名を出力する設定をしておけば、

窓枠付き封筒に入れてそのまま封入することができます。

これで送付ラベル貼り間違いも無くなり、送付ミスも防ぐことができました。

 

全体数字把握が1分で可能に

「i-seiQ」はデータを一元管理しています。

月間の売上や利益確認、売掛・買掛金推移も随時確認できるため、

検索や確認の時間をかけずにスムーズな営業計画を建てることが可能になりました。

 

i-seiQにする前は、

Excelの帳票にあるデータを各部署に集計依頼を出し、各部署のデータ集計表の完成後に、

情報報告の形式にする方法を知っているメンバーが、最終集計作業を行っていましたので、

月次の最終報告が月半ばになることも多々ありました。

i-seiQにしてからは、見たい情報がいつでも確認できるようになりました。

 

担当不在による進捗停滞などの連係ミスの解消

今までは、営業担当者が外出中のため、契約条件の変更内容が確認できず、

請求書が発行できないというケースが見受けられました。

また、営業担当側も電話連絡で条件変更が発生していることを告げられているのに、

「社内に戻れないから管理帳票が更新できない」「電話ができない」というシーンがありました。

 

「i-seiQ」はクラウド上にデータを管理しているため、

外出先からでもデータ修正が可能になりました。

修正後は社内にいる担当者に郵送の指示を出せば完了しますので、

会社にいなくても請求処理が滞り無く進められるようになりました。

 

一番良かったこと

「システム会社だから」と言っても、社内の情報管理ツールはExcelだという会社がほとんどだと思います。

私も簡単な管理帳票であればExcelで作ってしまうこともありますので、否定はしません。

ただし、関数設定や計算が合わない箇所を修正するために、

Excelとにらめっこしている時間が多くなってしまうことも事実です。

システム化によって、Excelとのにらめっこ時間が無くなったことが一番良かったことです。

 

業務フローの一部分を切り取って見てみると、業務改善可能な点はたくさんあります。

是非一度、今の業務フローを見返してみて、削減できるところが無いか探してみてください。

 

 

 

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