前回のコラムでは「テレワークの課題とメリットとは？」について
ご紹介させて頂きましたが、この記事では実際にアイエンターが経験した
「テレワーク」の取り組みについてご紹介致します。
アイエンターでは北海道北見市にて、自社で一軒家を借り
家族連れやチーム単位で定期的に交代しながらテレワークを行っております。
参加するメンバーの職種も様々で、エンジニア、営業、管理問わず
積極的に社員が参加をしています。
「テレワーク」をはじめたきっかけは？
在宅勤務を希望する社員や、親の介護などのやむを得ない事情で地元に帰省する
社員などがいる現状を解決すべく「テレワーク」をはじめました。
そういった問題を解決する事で、よりたくさんの人と一緒に働ける環境ができ、
更に地方でテレワークを行う事で、地方活性化にもつながり、会社も地方もメリットを
生み出せる関係が作れるのではという狙いがありました。
「テレワーク」の効果
①福利厚生の一環としての位置づけ
アイエンターの「テレワーク」では、会社のメンバー同士ではもちろんですが
家族連れでの参加も可能となっています。そのため、社員本人のリフレッシュの
効果に加えて、家族サービスの1つとしても活用が出来ます。
②地方創生活動の取り組み
東京の企業が積極的に地方の資源を活用したり、自治体の取り組みに
参加することで地方創生活動への貢献にも繋がります。
会社として、このような社会貢献活動にも取り組んでいるという
社外に対してのアピールにもなります。
③採用活動の後押し
地方で「テレワーク」を行うことで、地元の工業大学との繋がりも深まり
学生の採用活動にも効果がありました。
また、①②のように福利厚生の充実や社会貢献活動にも力を入れていること自体が
会社に興味を持って貰えるきっかけに繋がります。
実際に「テレワーク」を体験した社員の声
「普段とは違う仕事環境で、仕事を楽しみながら観光も楽しみ、
会社の仲間と親睦を深め、一石二鳥どころか一石三鳥！！！！」
「普段は片道1時間掛けて、通勤している私ですが、早く仕事を終えても
帰宅すると既に子どもたちは寝ていたり、早く帰ってもご飯が終わっていることが
ほとんどですが、テレワークでは違います。
業務終了→帰宅０秒です(笑) よって、すぐに家族と食卓を囲むことが出来ます。」
「電話やメールでのコミュニケーションがほとんどだった頃と違い、
グループチャットやChromeBOX等のビデオ会議も導入することで
コミュニケーションロスは無く、ネットワーク周りもVPN接続など設定することで、
遠くにいながら社内ネットワークにも繋げることができ、東京オフィスにいる時と
変わらない仕事ができています。
まさしくテレワーク、「場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」を体験していますね！」
「テレワーク」導入のための準備
・「テレワーク」の意義、内容の周知
そもそも「テレワーク」とは何か？何故会社としてこの取り組みを行うのか？
まずは社員に周知し、メリットを理解して貰うことが必要です。
遠隔での業務が多くなるため、不安に感じる社員や反発するメンバーも
出てくることが最初は普通ですので、会社としても社員にとっても
良いことがあるということを伝えていきましょう。
・社内業務のシステム化、クラウド化
同じグループ内でも働く場所が違う状況が想定されるので、
勤怠管理やコミュニケーションツール等、様々な業務の
システム化、クラウド化を進めました。
具体的にどんなシステムを活用しているのか？
・TV会議システム
アイエンターでは北見のサテライトオフィスも含め、全拠点をChromebox（クロームボックス）を
活用して常にお互いのオフィスの状況が見ることが出来る状況になっています。
また、テレビ会議もChromeboxを使って行っています。
・グループウェア
グループウェアのDesknet’sを活用して、全社員のスケジュールをお互いに
リアルタイムで把握出来るようにしています。
・契約管理・請求書発行システム
自社で開発した「i-seiQ」を利用して、バックオフィス業務についても
システム化をすることで管理部メンバーも「テレワーク」が可能になっています。
また、クラウド化されているため営業部と管理部の間に発生する無駄な
やり取りも削減するような仕組みを実現しています。
・チャットツール
セキュリティ面も加味して業務上のやり取りは全てTeamsに統一するルールを
設けています。チャットツールを有効活用し、作業場所が異なることでの
コミュニケーションロスを防いでいます。
まとめ
ほんの一例ではありますが、実際のアイエンターの取り組みを通じて
「テレワーク」についてご理解頂けた部分もあるのではないでしょうか。
会社の風土によって合うやり方がそれぞれあると思いますので
ぜひ色々試してみてはいかがでしょうか。
