SES事業における月末月初の請求業務にお悩みの方、
またシステム導入で請求業務の削減をご検討の方はいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では、2023年9月1日からi-seiQをご利用いただいている株式会社マイティテクノ様に
システム導入の検討背景から導入効果、そして今後の展望についてインタビューいたしましたので、
その内容を皆様にお届けいたします。
記事の前半では「システムの検討理由から決め手」、後半では「導入効果から今後の展望」についてご紹介いたします。
本記事を読み終えることで、なぜシステム導入を検討されたのか、なぜi-seiQを選んだのか、
また導入効果はあったのかを知ることができ、
システム導入による業務効率は実現できるのかを皆様へご提供できると考えております。
ぜひ最後までご覧ください。
導入企業インタビュー【株式会社マイティテクノ】
株式会社マイティテクノ様は1997年に設立された歴史のある会社です。
拠点を東京に構え、システム開発事業など幅広く展開されています。
SES事業においては、50名以上稼働されている会社になりますが、なぜシステム導入を検討されたのか、実際に導入効果はあったのかを管理本部の後藤様に伺いました。
電帳法対策としてシステム検討がスタート
システム検討の”きっかけ”を教えてください。
きっかけは「電帳法」への対応です。
もともとは自社システムを改修し電帳法対応を検討していましたが、
改修にあたり、開発者側とシステムを利用する側で求める機能や使いやすさに認識ズレが生まれ、
お互いのやり取りに時間と労力が発生していました。
そこで電帳法の施行に間に合わせることを第一優先と考えた際に、
外部システムへ依頼し解決することが最適と考え検討に至りました。
導入の決め手は電帳法対応と使いやすさ
i-seiQを選んだ決め手を教えてください。
まずは電帳法に対応していた点です。
自社システムの改修が課題として挙げられる中で、i-seiQを初めて拝見したときに
「あ…すごく使いやすい」と印象を持つことができ、i-seiQの導入を決めました。
また当社業務との網羅性や月額が安かった点も決め手です。
i-seiQに”助けられている”機能を教えてください。
一番は「Web帳票受け渡し」機能です。
これまではExcelで請求書を作成しPDFに変換、その後Zipファイルに変え、メール作成と送信の流れでしたが、
i-seiQは請求書の作成後に「Web帳票受け渡し」へファイルをアップロードするだけで、自動でお客様先へメールを送信することができるため、
この機能のおかげで帳票の送付から受領までの流れがスムーズになりました。
またi-seiQへ過去に保存した帳票も検索できるため、とても助かっています。
月末の作業時間を3~4割減らすことに成功
導入前後を比較すると月末業務は何割減りましたか。
3～4割は減らせていると思います。
Web帳票受け渡し機能以外でもi-seiQなら入金状況を一目で確認できるため、
たとえば管理部が消込したものを各担当者で入金状況を確認し、仮に未入金だった際は、各担当からお客様に確認する環境を作ることができており、情報の社内共有でも助かっています。
また請求書の日付変更を忘れていたなどの細かな確認も必要なく、
i-seiQ導入後もダブルチェックは実施しているものの、一次チェックの時間を大幅に減らすことができています。
そして二次チェック後のメール送信も自動のため、
請求業務だけに焦点を当てても大きく工数を削減できていると思います。
既存システムからの引継ぎでちょっとした苦労も
導入にあたり苦労したことはありましたか？
正直ありませんでした。
挙げるならば、社内システムからi-seiQへの引き継ぎかと思います。
また導入直後のi-seiQの設定で苦労した点はありましたが、新しいシステムを導入するのであれば当然のことではあるため、これを踏まえると導入後に苦労したことは特になく、導入から運用までスムーズにスタートできたと思います。
導入から運用まで上手くいった理由を教えてください。
本格的に利用開始を考えていた時期よりも、ひと月早めにテスト形式で試すことができたからです。
このテストで一通り問題ないことが分かり、一段階踏んだ状態で本格スタートを切ることができたため、導入から運用まで上手く固めることができたと考えています。
さらなる業務効率にi-seiQを活用したい
i-seiQ導入で生まれた時間を他業務に使うなどの今後の展望はありますか。
工数は削減できているため、他の業務に生まれた時間を割くことも当然ですが、今後はi-seiQをより使いこなせるようにしたいです。
i-seiQは今後もアップデートしていくと思いますので、追加機能で今よりもさらに活用できたらと思っています。
i-seiQ-営業担当からのコメント
まずはお忙しいところ、お時間をいただき誠にありがとうございました。
実際にi-seiQをご利用いただくことで、請求業務の効率化が実現できているとのこと、非常に嬉しく思います。
今後もi-seiQはアップデートを継続してまいりますので、各社様の更なる活用向上に向け、一層尽力いたします。
