SES業界の抱えるExcelの壁

SES業界の抱えるExcelの壁

こんにちは、まっす~です。

この記事ではIT業界の中でもSES(常駐派遣型契約、準委任契約)における業務フローを明確化し、作業効率を上げるためのヒントをご紹介しています。

これからIT業界で営業として頑張っていこう!と考えている人や、システム会社の事務職に就く人は参考にしてみてください。

 

システム業界の業務の流れ

クライアントやパートナーとの情報交換から契約獲得、請求書発行までの流れを図にするとこのようになります。

 

 

 

基本的には訪問や電話、メールなどで情報の交換を行ったりするわけですが、このフローの中で情報をメールやExcel等で管理しないといけないフローを色付けすると、

 

 

 

このようになります。

・受注内容(契約内容)確認
・見積書発行
・注文書、注文請書発行
・請求書発行
・更新確認
・延長処理

契約条件やお金が関係する部分は紙面やメール文で情報を残さないといけないので、これらの業務処理の方法は各会社によって様々ですが、だいたいメールやExcelで管理する傾向にあります。

 

情報を管理する際に必要な一覧表

「クライアントやパートナーとメールでやり取りして情報を受信ボックスに放置」なんてことは通常ありえないので、業務で扱う情報は一覧表で管理するわけです。

契約情報、取引先情報、当月請求対象・・・と情報の分野ごとに一覧表を作成していくと、最低限これらのファイルが必要になります。

 

これらの管理表ですが、経理の方が作成されたExcelファイルを使っていたり、代表の方が前職で使っていたExcelファイルを流用していたりと、会社によってレイアウトも違えば、組み込まれている関数も様々です。

私が良く聞くのは、「社長が基本の管理ファイルを作成し、営業や経理メンバーがカスタマイズしている」というケースです。

Excelは便利なソフトなので使いやすく、後で足りない項目を追加する際にも手軽に変更できるので重宝されています。

そのため、気が付くといくつもの管理帳票が出来上がっていき、しまいには管理系ファイルが20ファイルもある、なんてことも良くあります。

 

管理表が増えると100%こうなる

結論から言いますと、情報管理がバラバラになり、最新情報担保することができず、無駄な工数(コミュニケーションコスト)が増えます。

さらに最悪なことに、その無駄な工数に気付かず日々の業務をこなすようになり、それが無駄なコストだという認識がなくなっていきます。

契約情報をまとめる営業担当と請求書を作成する経理担当の情報連携方法は意外とアナログ

管理表の数が増えると、更新しなければならない箇所も増えますので、情報更新漏れが発生してきます。

そして関数が張り巡らされたExcelファイルは、「どこに何の値を入力したらどの帳票のどのセルに数値が反映されているか」分からなくなっていくので余計更新が遅れます。

それ以外にも問題点がありますので代表例を記載します。

 

・ファイルが共有サーバーや個人のローカルPCで更新され、最新情報がわからない。

・各帳票ごとに契約情報を入力している。情報確認や月初の請求書作成に時間がかかる。

・人為的な入力ミスにより、チェック工数や、書類再作成が発生してしまっている。

・Excelはデータ量が増えれば増えるほど、開くのが遅くなる、クラッシュする。

・関数を理解していない人が多いため、誰かが式を壊してほったらかし。

 

「あるある」と思ってもらえることばかりかと思いますが、改めて業務を見つめ直す機会を設けない限り、これらの問題点は日常業務の中に紛れて姿を消してしまいます。

私も何社もお話お聞きしていますが、「今のやり方がベスト」「今のやり方から変えられないよ」といった声も多いです。

はたして本当にそうなのでしょうか?

少なくとも私自身はExcel管理によって様々な問題を実体験してきました。

次回のコラムでは「SES業界で10年以上の私が経験したExcel管理3大失敗例」実体験したExcel管理の問題点をご紹介します。

 

 

 

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