この記事ではIT業界の中でもSES（常駐派遣型契約、準委任契約）の業務フローを明確化し、
事務作業効率を上げるヒントをご紹介しています。
これからIT業界で営業として頑張っていこう！と考えている人や、システム会社の事務職に就く人も参考にしてみてください。
SES業界の業務の流れ
まずは業務全体の流れを把握しましょう。
クライアントやパートナーとの情報交換から契約獲得、請求書発行までの流れを図にしました。
基本的には訪問や電話、メールなどで情報の交換をしますが
契約条件やお金が関係する部分は分かりやすく情報を残さないといけません。
方法は会社によって様々ですが、メールやExcelで管理する傾向にあります。
Excel等で情報を管理するフローを色付けすると、このようになります。
例えば「見積書発行」は、ただ見積書を発行して作業終了ではなく、
誰が・何日に・発行済みか未発行か等を管理しておく必要があります。
そのような管理表がいくつも必要です。
Excelで契約・請求管理の問題点
情報を管理するExcel一覧表の種類が多い
業務で扱う情報は一覧表で管理します。
「クライアントやパートナーとメールでやり取りして情報を受信ボックスに放置」してしまうと、必要な情報を見落としてしまうからです。
ただし、情報をまとめる一覧表を分野ごとに作成すると、最低限これらのExcelファイルが必要です。
これらの管理表は現状のフォーマットになるまでに様々な人の手が加えられていることがほとんどです。
・経理担当が作成
・営業担当が各自で作成
・社長が前職で使っていたものを流用
・社長が基本の管理ファイルを作成し、経理や営業担当がカスタマイズ
Excelは手軽に項目を変更できるため汎用性が高く、重宝しますよね。
そのため、気が付くと管理帳票が20ファイルも存在する事態にも…
とはいえ、顧客との情報はまとめておく必要があります。
管理表が増える＝工数が増える＝コストがかかる
情報をまとめるために管理表を活用する必要がありますが、ここで問題が発生します。
結論から言いますと、管理表が増えると情報がバラバラになり、最新情報を担保することができず
無駄な工数（コミュニケーションコスト）が増えます。
さらに最悪なことに、その無駄な工数に気付かず日々の業務をこなすようになり、その工数にコストがかかっている認識がなくなっていきます。
IT会社なのに社内情報共有はアナログ
アナログ式にメール・電話・ファイルサーバーで情報連携すると、
情報連携のコストがかかる上に、どこかのタイミングで問題が必ず発生します。
×更新するExcelが複数あり、情報の更新漏れが発生。
×個人のローカルPCでExcelが更新され、最新情報がわからない。
×各帳票ごとに契約情報を入力しており、月初の請求書作成に時間がかかる。
×人為的な入力ミスにより、チェック工数や書類再作成が発生。
×Excelはデータ量が増えれば増えるほど、開くのが遅くなる、クラッシュする。
×関数を理解していない人が多いため、誰かが式を壊してほったらかし。
「あるある」かと思いますが、改めて業務を見つめ直さない限り、これらの問題点は日常業務の中に紛れて姿を消してしまいます。
人力で情報連携をしている限り、問題は起こり続けます。
今のやり方が本当にベストなのか
私も何社もお話お聞きしていますが、「今のやり方がベスト」「今のやり方から変えられない」といった声も多いです。
はたして本当にそうなのでしょうか。
今まで情報連携のミスはないですか？
Excel管理表の更新が面倒だと感じたことはありませんか？
少なくとも私自身はExcel管理によって様々な失敗をしてきました。
請求書の送付ミスにより初回契約で終了してしまったり、請求書送付リミットを過ぎてしまったり…
「SES業界で10年以上の私が経験したExcel管理3大失敗例」でご紹介します。
