営業からの契約情報に不備があり連携に時間がかかる…
経理から忙しいタイミングで契約確認の連絡があり対応が面倒…
情報連携にお互いやりにくさを感じていないでしょうか。
本記事では営業と経理間の情報連携によくある課題例を紹介することで、
自社内での問題点を洗い出すヒントを提供します。
営業⇔経理の部門間連携の問題点
契約情報の共有に時間が取られてしまうとはどのような問題があるのでしょうか。
営業と経理が異なる取引先リストを所有
取引先リストを部署ごとにバラバラで所有すると、リストの管理に余計な工数がかかります。
×営業と経理がそれぞれ取引先情報の管理表を更新
×担当者間で都度、更新情報の情報を共有する
営業からの契約決定メールを経理が管理表に転記
契約決定後、条件詳細を営業からメールで経理に連携し、それを経理が管理表に転記するフローにも
無駄やミスのリスクが隠れています。
まず、「契約条件を何かに転記する」作業が社内で重複して発生しています。
営業担当が把握している条件を、経理も確認できる場所に入力すれば
社内の重複作業が発生しません。
また、契約条件の転記作業中にコピー＆ペーストによるミスのリスクがあります。
契約決定メールの不足事項に対する確認
契約フォーマットが制御されていなかったり、自動反映箇所がなかったりすると
それだけ情報が不足する可能性が高くなります。
また、Excelで管理していると各担当や課でフォーマットが統一化されていなかったり
数式が崩れてしまって誤りが発生することもあります。
営業担当の入力したこれらの契約情報に不足があった場合に、
外出の多い営業に確認を取ったり更新してもらうまでに時間がかかったりと
コミュニケーションを取るだけで時間がかかります。
場合によっては…
×営業担当から今月分の情報がこない
×契約内容の修正が後から申告
×確認のため営業担当に電話しても繋がらない
請求漏れが発生する可能性も十分考えられます。
これらの工数、削減したいですよね。
システム化で一元管理し連携工数を削減
瞬時に最新の情報共有
システム導入すると、営業担当は契約決定後、1度システムに契約内容を入力するだけで、経理担当への情報連携が完了！
経理担当は、システム上の契約内容を見れば最新情報が確認でき、その情報で帳票発行も可能です。
営業、総務間の情報連携はシステム上で完了します。
契約の登録や編集をした際にメールを送信できるので、更新情報の見逃しを防止できます。
そして何よりも営業と経理が同じシステムを利用することで、両者間で常に契約情報の確認ができます。
i-seiQは1度契約情報を登録すると、注文書や請求書がワンクリックで出力可能ですので、
契約情報の連携だけでなく、その後の作業効率も向上します。
システムに入力しないと請求されないルールにする
「i-seiQに入力がある契約だけ請求書発行するルールにしたので楽になりました」
と、導入企業の経理担当者様からお声をいただいたことがあります。
明確なルールを作ることで営業担当がきちんとi-seiQに契約登録するようになり、
請求作業がどれくらい発生するのか作業の見通しが立てやすくなったとのことです。
データの一元管理もできますので、誰が見ても各請求の状況が把握ができます。
○稼働時間登録
○請求ルール、送付期限登録
○請求書作成日、データ送信日の登録
システムを介することで連携工数を最小限に抑え、各担当者様の業務量も減らすことができます。
営業単位で契約管理をすると情報が集まらない
営業単位で契約管理をすると、経理が必要な情報を集めるのに時間がかかってしまいます。
システム化を行い、営業と経理が同じシステム内で情報を管理することで、部門関係なく契約情報が即時共有され、
更に各帳票もワンクリックで出力することができるので、作成工数の削減も可能です。
各担当者様の業務量を減らし、新たな業務へと時間を使いませんか？
SESに特化した契約・請求管理システムi-seiQのご相談はこちらからどうぞ！
