2024年に実装された勤務表の回収機能は、多くの導入企業様から「工数の大幅削減に成功した」と高評価をいただいております。
本記事ではこの勤務表の回収機能をご紹介します。
i-seiQ上で勤務表に関わる工数を大幅に削減できるその理由をみてみましょう。
i-seiQ導入企業様の勤務表回収フロー
ここでは導入企業がi-seiQを通じて、下位の取引先から勤務表を回収するフローをみていきます。
勤務表が届いていない下位企業に、一括かつワンクリックで勤務表の回収を依頼するメールを送信、届いた勤務表の承認・差し戻しができます。
勤務表回収依頼メールの送信（動画：00:16~）
勤務表回収メールを送信するフローは以下です。
① 稼働時間入力画面に遷移
② 勤務表の回収を依頼する契約にチェック
③ 「勤務表回収メール送信」を押下
これでメールの送信作業は完了です。
選択した契約の取引先担当者に以下のメールを送信します。
メールが送信されるとメールのアイコンが表示されます。
以下はメール本文です。
簡潔な文面で、リンク先からの勤務表のアップロードを依頼します。
契約情報を含んだメールを自動送信できるため、取引先とのコミュニケーションが円滑になり、勤務表の回収作業が効率化されます。
勤務表の受信と承認・差し戻し機能（動画00:35～）
勤務表の受信と承認・差し戻しができます。
勤務表が下位企業から送付されると勤務表のステータスが「送付済み」となります。
「送付済み」をクリックし、i-seiQ上で勤務表を確認します。
勤務表の確認が完了したら「承認する」または「差し戻す」を選択します。
「承認する」を選べば勤務表の回収作業は完了」します。
勤務表はi-seiQ上で保存されるため、保存場所の管理も不要です。
以上でi-seiQ導入企業の勤務表の回収作業は完了です。
このように勤務表回収のための工数は極めてシンプルです。
また、勤務表のやり取りの際にi-seiQ上でコメントのやり取りができるため、取引先とのメール工数が削減できます。
さらに一元管理のため、勤務表の確認のために連携部署に送付する必要もなくなります。
下位企業の勤務表回収フロー
勤務表の送信（動画：01:23～）
下位の取引先の勤務表の送信フローは以下です。
① 勤務表の回収依頼メールを確認、リンク先に遷移
② 「未送付」をクリック
③ 勤務表をアップロードし、「備考」にコメントを入力し送付
以上で取引先との間の勤務表回収のためのフローは完了です。
送信した勤務表がダウンロードされ、承認・差し戻しがされると、リアルタイムで「勤務表」のステータスに反映します。
i-seiQ導入企業と同様にコメントのやり取りができるため、取引先のメール工数も削減につながります。
まとめ
i-seiQの勤務表回収機能は、多くのSES企業から好評をいただいております
勤務表回収依頼メールの送信から取引先による勤務表の送信、受信後の承認・差し戻しまで、全てのプロセスがシンプルに行えます。
取引先もリンク先から簡単に勤務表をアップロードでき、i-seiQ上で全ての作業が完結します。
さらにリアルタイムでステータスが反映されるため、フローの進捗管理も容易です。
ぜひ、この機能を活用して効果的なSESの契約管理を実現してください。
