i-seiQは、SES事業特化型システムの中で唯一の電子帳簿保存法対応システムです。(2024年9月3日現在）
「JIIMA認証」も取得しており、安心してご利用いただくことができます。
※「JIIMA認証」について知りたい方はこちら↓
SES特化型！電子帳簿保存法システムでの帳票一元管理はi-seiQ
それを実現する機能が「Web帳票受け渡しサービス」です。
この機能を使うことで、取引先との帳票のやり取りがスムーズに行え、さらに高度な検索性や履歴管理も実現できます。
Web帳票受け渡しサービスの特徴
簡単なセットアップと利用開始
i-seiQのWeb帳票受け渡しサービスは、利用開始までのプロセスが非常に簡単です。
弊社へお申し込みいただけましたら、権限を付与させていただきます。
その後、i-seiQ導入企業様から取引先の担当者様に認証メールを送信し、その認証の完了だけでサービスの利用が可能になります。
これにより、面倒な手続きなしにすぐに帳票の受け渡しを始めることができます。
スムーズな帳票の共有
Web帳票受け渡しサービスを活用すれば、作成した見積書・注文書・請求書・支払通知書をi-seiQから直接取引先側の画面にアップロードし、簡単に共有ができます。
送付した帳票のステータスが「受取待ち」から「受取済み」に変わるのも一覧で確認でき、取引先とのやり取りの進捗状況も一目瞭然です。
取引先企業様側の画面では、専用の画面で帳票を閲覧・ダウンロードができます。
もちろん、取引先企業様の利用料は無料です。
双方アップロード・ダウンロードした際は登録されているメールアドレスに通知が送信されます。
相手方に帳票送付の手間が省け、かつ一覧で状況が確認できるため、帳票の管理がより効率的になります。
勤務表の送受信もi-seiQでまとめて完結
導入企業様側の勤務表回収フロー
i-seiQ上で勤務表のやり取りができます。
勤務表が届いていない支払先企業に、一括かつワンクリックで勤務表の回収を依頼するメールを送信、届いた勤務表の承認・差し戻しができます。
送付済みや未送付の管理もできます。
勤務表回収依頼メールの送信（動画：00:16~）
勤務表回収メールを送信するフローは以下です。
① 稼働時間入力画面に遷移
② 勤務表の回収を依頼する契約にチェック
③ 「勤務表回収メール送信」を押下
これでメールの送信作業は完了です。
選択した契約の取引先担当者に以下のメールを送信します。
メールが送信されるとメールのアイコンが表示されます。
以下はメール本文です。
簡潔な文面で、リンク先からの勤務表のアップロードを依頼できます。
契約情報を含んだメールを自動送信できるため、取引先とのコミュニケーションが円滑になり、勤務表の回収作業が効率化されます。
勤務表の受信と承認・差し戻し機能（動画00:35～）
勤務表の受信と承認・差し戻しができます。
勤務表が下位企業から送付されると勤務表のステータスが「送付済み」となります。
「送付済み」をクリックし、i-seiQ上で勤務表を確認します。
勤務表の確認が完了したら「承認する」または「差し戻す」を選択します。
「承認する」を選べば勤務表の回収作業は完了」します。
勤務表はi-seiQ上で保存されるため、保存場所の管理も不要です。
以上でi-seiQ導入企業の勤務表の回収作業は完了です。
このように勤務表回収のための工数は極めてシンプルです。
また、勤務表のやり取りの際にi-seiQ上でコメントのやり取りができるため、取引先とのメール工数が削減できます。
さらに一元管理のため、勤務表の確認のために連携部署に送付する必要もなくなります。
支払先企業の勤務表送信フロー
勤務表の送信（動画：01:23～）
下位の取引先の勤務表の送信フローは以下です。
① 勤務表の回収依頼メールを確認、リンク先に遷移
② 「未送付」をクリック
③ 勤務表をアップロードし、「備考」にコメントを入力し送付
以上で取引先との間の勤務表回収のためのフローは完了です。
送信した勤務表がダウンロードされ、承認・差し戻しがされると、リアルタイムで「勤務表」のステータスに反映します。
i-seiQ導入企業と同様にコメントのやり取りができるため、取引先のメール工数も削減につながります。
導入企業様側から勤務表を送付したい場合は
「請求処理」＞「稼働時間入力」の画面で該当の契約を選択し、勤務表をアップロードしてください。
取引先担当者様にメールが送信されます。
取引先企業様からの送受信も似たような手順で作業ができます。
支払通知書で「請求書レス運用」が検討できる
弊社も含め導入企業様に多くご好評いただいているのが、
パートナーに送る支払通知書をもって請求書をなくす運用をすることです。
手順は以下の通りです。
i-seiQ導入企業様の「出金処理」＞「支払一覧」で支払先側のi-seiQ画面にアップロードします。
支払先担当者様側では該当の支払通知書が受け取れる状態ですので、確認の上「差し戻す」または「承認する」ボタンの押下をしていただきます。
導入企業様側ではその「承認する」を受けて、請求書のやり取りをしたとみなす、という方法です。
電帳法に沿った機能
必要な帳票の検索
i-seiQのWeb帳票受け渡しサービスでは、豊富な検索軸が用意されており、帳票や契約を簡単に見つけることができます。
取引先、日付、金額などの条件で絞り込むことで、膨大なデータの中から目的の帳票を検索できます。
もちろん案件名や作業者名、利用企業様ごとに設定できるカテゴリでも検索可能です。
訂正・削除の履歴記録
アップロードした帳票の訂正や削除が発生した場合は、その履歴が自動的に記録されます。
これにより、いつ、誰が、どのような変更を行ったのかを追跡できるため、正確な帳票管理が求められる電子帳簿保存法にも対応しています。
万が一のトラブルが発生した際も、過去のやり取りや修正履歴を確認することで、迅速に対応することが可能です。
データの長期保存で安心運用
i-seiQでは、送付された帳票のデータを通常7年間保存ができるため、長期的なデータの保存と管理が可能です。
これにより、将来的な確認や監査にも柔軟に対応できます。
法令遵守を徹底しながら、契約と帳票を紐付けして管理を行えるので安心です。
動画でWeb帳票受け渡しサービスをご紹介
実際の画面を含めた紹介動画です。
運用フローなどのご参考になるかと思いますのでぜひご覧ください。
まとめ
Web帳票受け渡しサービスを使えば、帳票の共有・受取状況の確認・通知までi-seiQでまとまり、
勤務表の回収や支払通知書を活用した“請求書レス運用”も含めて、
月末月初のやり取りをぐっと軽くできます。
JIIMA認証も取得しており、検索や履歴管理・長期保存の観点でも運用しやすいのが特長です。
デモでのご利用も可能です。
ご興味がございましたら、ぜひお問い合わせください！
