業務範囲によって、閲覧や編集作業ができる機能を分けたいとお考えですか?
この記事では、4つの業務グループの権限振り分け例と、実際の設定画面をご紹介します。
契約・請求データを一元管理するコツは権限設定
全従業員がデータ編集できる状態にすると、トラブルが発生しやすくなります。
例えば、一元管理しているデータを使用し、営業が請求書を発行できてしまうと、管理部が混乱してしまいますよね。
このトラブルを防止するために、従業員の業務範囲に応じて、システム上に表示される項目を事前に設定しておきましょう。
弊社の運用は、4つの権限グループに分けています。
- 管理部用(全てできる)
- 営業担当用(契約登録と見積・注文書発行ができる)
- 営業部管理者用(営業担当用+請求一覧の閲覧)
- 経営層用(営業部管理者用+経営分析機能)
それでは順にご紹介します。
管理部
このグループに所属しているとi-seiQの全ての機能が使用できます。
契約登録、請求書発行、経営分析機能も使用できます。
・営業担当が契約の登録や修正を行う運用です。
・登録した案件の削除は、営業担当が管理部に依頼し管理部が削除します。
営業担当
契約登録と見積・注文書発行ができる権限グループです。
この権限設定で営業担当と管理部が連携できるフローを作っています。
営業と経理がスムーズに連携するには
システム化を検討する理由に、
「営業担当と総務/経理担当の連携がうまくいかない」
「営業担当から契約内容の伝達もれがあった」があると思います。
営業⇔総務/経理への連携はi-seiQを使えば問題ありません。
営業が契約を確定させるときは、常にメールを送信しなければならない権限に設定します。
その確定メールをみた総務/経理は注文書等の発行作業に入ることができます。
<契約決定から見積書等の発行までの流れ>
1.契約決定が出れば、営業がi-seiQに登録、確定メールを送信
イレギュラーの対応が必要な場合は「社内共有情報」に記載
2.総務/経理が確定メールを確認し、決定が出たことを把握。
営業が登録したi-seiQ情報から、ワンクリックで見積書や注文書を発行
弊社はこのように運用しています。
システムを介し、フローを明確にすることで、漏れなく対応することが可能です。
営業管理者
営業マンを管理する役職者が所属するグループです。
営業担当用の権限グループ+請求一覧+売上支払金額+取引先別売上比率の
それぞれの画面が閲覧できる権限です。
・営業管理者は、売上金額や支払金額が自動で集計表示されている「経営分析」画面にアクセスできます。
i-seiQは契約登録すると、売上や支払金額が自動集計されます。
Excel管理でありがちな『売上を確認したいが、Excelの関数が壊れていて修正に時間が取られる』ことは皆無です!
経営層
会社の経営層が所属するグループです。
営業部管理者用の権限グループ+キャッシュフローの画面が閲覧できます。
経営層であっても、請求書の発行はできない権限グループ設定となっています。
キャッシュフロー権限とは
経営層に付与されている権限であるキャッシュフロー画面では
5日毎の売掛、買掛の金額が確認できます。
数字だけでなく、視覚的にも分かりやすいグラフでも表示できます。
※売掛、買掛で棒グラフが分かれ、サイトに応じて色が変わります。※こちらはサンプルで実際のデータではありません。
会社経営においてキャッシュフローを意識することはとても大切です。
i-seiQでは簡単にキャッシュフローの確認ができます。
権限を適用してみよう
ここからは、i-seiQで権限グループを作成する方法をご紹介します。
アイエンターの権限設定をそのまま適用するのも良し、アレンジも良しです。
貴社にとって運用しやすいフローで権限グループを作成してみてください。
作成した権限グループを各ユーザーに割り振り、各ユーザーが使用できる機能を設定することが可能です。
権限グループを作成する方法
「マスタメンテナンス」>「権限グループ」を押下してください。
「新規作成」ボタンを押すと、権限グループ登録画面に遷移します。
権限グループ名を入力し、そのグループに合わせた権限を選択します。
「登録」ボタンを押すと、権限グループの一覧画面に表示されるようになります。
作成した権限グループをユーザーに紐付ける
権限グループを作成後は、各ユーザーと紐付ける必要があります。
「マスタメンテナンス」>「ユーザー」を押下し、該当ユーザーの「編集」を押下してください。
ユーザー登録画面の「グループ名」にて、
ユーザーを所属させたいグループ名を選択し、「登録」を押下してください。
権限グループの削除について
削除する権限グループにユーザーが所属していると、削除ができません。
ユーザーを別の権限グループに移動させてから、削除してください。
権限グループでミスゼロの仕組みをつくろう
データの一元管理をしつつ、業務範囲に応じて使用できる機能を制限し、作業ミスや連携ミスを防ぎましょう。
権限グループを分けることによって
業務の振り分けが明確化されたり、一般社員に見せたくないデータを閲覧制限したりすることができます。
権限設定を工夫することで、契約の承認フローを作ることも可能です。
承認フローを作り、例えば、
利益率等の社内規定を満たしているかを上司が確認し、契約確定することができます。
i-seiQでミス削減、業務効率化が実現できます。