i-seiQには権限設定で担当者の職位レベルに応じて、使える機能と使えない機能を細かく設定できる「権限グループ設定」というメニューがあります。
今回は、契約情報の「登録」と「確定」の機能権限付与を使い分けて、情報登録の承認フローを作りたいと思います。
権限グループ設定で契約登録ができる人と契約確定ができる人を分ける
「契約登録」と「契約確定」についてですが、i-seiQの処理上ではこのような差があります。
「契約登録」：入力された契約情報を未確定情報として保持し、契約一覧に表示される。
「契約確定」：契約情報を確定情報として処理し、裏側で請求データが作成される。
会社の文化や職務によってどのくらいの権限を持つかで、うまく設定を使い分けてみてください。
担当者は契約処理から契約情報を登録する
営業担当の方は通常通りi-seiQにログインし、解約条件がまとまったものや、これから確定予定の契約情報を登録して頂きます。
情報入力後に「登録」ボタンをクリックするだけで、契約情報が登録されます。登録された情報は「未確定契約」として登録され、契約一覧から確認可能です。この状態ではまだ、請求データが作成されていませんので、請求対象として見なされていません。
管理者は登録された契約を確認して確定処理を行う
管理職の方は契約処理から契約一覧を表示し、確定前の契約情報を確認します。確定前の契約情報は「作業者／案件詳細名」の横に未確定を表す「未」のマークがつきます。
未確定の契約情報の「編集」をクリックし、営業担当の方が登録した契約情報をチェックします。
売上単価や支払サイト、利益額など、社内規定に沿った契約になっているかを確認し、
問題無ければ「契約確定」をクリックします。
契約確定を行うことで、裏側で請求データが作成されます。
これで、契約処理にて登録されたデータ内容に基づき、請求書を作成、発行することが可能です。
このように、権限設定をうまく使い分けることで、職務ごとにi-seiQを操作できる範囲を分けることが可能です。
会社のルールに合わせて、再度権限グループ設定の内容を検討してみてはいかがでしょうか。
