社内の業務改善、業務の効率化は常にどの会社でも課題の1つとして
あがっているかと思います。
しかし、分かっているのにも関わらず、「コストがかかってしまうから…」
「失敗してしまうかもしれない…」といった懸念事項が先行してしまい
後回しになりがちですよね。
今回はそんな業務改善の秘訣についてご紹介します。
なぜ業務改善が必要なのか？
そもそも、なぜ業務改善を行うべきなのでしょうか？
まず”コスト削減”は真っ先に頭に浮かぶ方が多いかと思います。
しかし業務改善のメリットはそれだけではありません。
・売上の拡大
業務を効率化することにより、余剰時間が捻出されます。
その余った時間をただ単に楽をさせるのではなく、
営業活動等、生産性の高い仕事に費やすことで
必然的に売上UPに繋がります。
・社員の定着
社内の業務のやり方がアナログなものが多いと、どうしても社員は
根付きません。特に若い社員は古臭いと感じてしまい、ITを駆使している
競合他社がいれば目移りしてしまいがちです。
逆に言えば、1つの業務のシステム化だけで社員の定着率が劇的に変わることも
あるかもしれません。
まず、何から改善していくべきか？
「色々なメリットがあることは分かったけど、まず何から始めればいいのだろう？」
そう思っている方も3つのポイントを意識した上で実行していくことで、
成功に近づけるかもしれません！
①まずは業務の可視化を！
なんとなく課題となっている業務がどこにあるか分かっていても、
具体的にどの作業で無駄が発生しているか等、普段密接にその業務と
関わっている現場の方でないと分からないものですよね。
ここがフワッとした状態で進めてしまうと、現場からの反発も起こる
可能性が高く、失敗の原因になります。
まずは出来るだけ具体的な業務のフローチャートの作成や、社員の
スキル確認等を行いましょう。
②可視化した上で策を検討し実行。
検討する上で大切なのは現場の声です。
現場に受け入れられるやり方でないと、結局浸透せずに
無駄になってしまうことも考えられます。
可視化するだけではなく、それを元にいかに現場主体で
進められるかも重要なポイントです。
③検証し、PDCAをまわす。
業務効率化の例として、次の様なものがあります。
・人員の再配置
・アウトソーシング
・システムの導入
どんな策を講じるにしても、しっかりとその効果を検証することが大切です。
現場の声に耳を傾けて、会社に合ったやり方を探していきましょう。
まとめ
いきなり全社的に改善をするとなると、ハードルが高くなってしまうので
まずはある部門だけから導入等、スモールスタートで検証していくのも
1つの方法になります。
いざという時に遅れを取らないよう、業務の可視化だけでもやってみるなど、
行動していくことで何かを変えられるのではないでしょうか。
