「請求漏れ、多い月でも2,3件だし、大した問題じゃないでしょ？」
そうお考えのあなた。
要注意です！！
請求漏れの対応工数がかかり、さらに取引先企業との信頼関係も失ってしまいます。
自社の資金調達・経営にも関わる問題となります。
この記事では、請求漏れの防止策をご紹介します。
請求漏れで慌てることがないように、しっかりと対策をしていきましょう。
請求漏れが発生する原因
請求漏れが発生する原因は主に下記があげられます。
・請求書の作成を忘れた
・請求書を作成したが送付期限を過ぎてしまった
・案件情報を管理しているExcelの見落とし
・営業から事務への情報伝達もれ
それでは、防止策を考えていきましょう。
請求漏れの防止策
請求書作成のスケジュールを組んでおく
送付期限の早い順に請求書作成ができるように、
どの契約から請求書を作成していくか、あらかじめ決めておきましょう。
同時にPDF送付か郵送かを分けておくと請求処理がスムーズですね。
SES契約の場合は請求に稼働時間が必要のため、勤務表の手配確認もしておきましょう。
複数人でダブルチェック
必要な情報を、複数人で共有しダブルチェック作業を行いましょう。
以下の確認作業が主となります。
・契約管理のExcel
・送付先の取引先情報のExcel
・作成した請求書
・技術者の勤務表
発行済み請求書のステータスを管理する
発行済み請求書のステータスを管理しているExcelに、以下の情報を記入しましょう。
・請求書を発行したか
・送付をした日
・入金の有無
クラウド型の契約管理システムを導入する
契約管理システムは、契約情報を一度入力するとシステムで即時共有されます。
営業担当は契約が決まり次第、システムに契約情報を入力するフローを設定します。
条件変更があれば一元管理ができるシステムを都度更新することで、新しい情報と古い情報が混在することもなく、
契約を管理する必要項目が不足することはありません。
経理側が全ての契約を最新情報で把握することができますので、情報伝達ミスも減らすことができます。
クラウド型の請求書発行システムを導入する
請求書発行システムは、登録した契約の請求書をExcel等で発行できます。
例えば、以下の手間が軽減できます。
・当月に請求処理が必要な契約を、自動で画面に一覧表示
・請求書の作成日や送付日を登録できる
・入金情報が一目で分かる
また、オンラインで作業ができますので、在宅勤務や外出先でも請求処理が可能となります。
請求書の発行状態がシステムで即時共有されますので、複数人で作業をしても安心です。
請求漏れが発生しない仕組みを作ろう
請求漏れが発生する原因を、できる限り無くすことが重要です。
充分に対策しているのに請求ミスをしてしまう場合や、請求漏れ防止のダブルチェックに工数がかかっている場合は、
契約・請求管理システムの導入を検討されても良いかもしれません。
請求ミスの可能性を削減し、穏やかな月末月初を過ごしましょう。
