i-seiQは、SES事業特化型システムの中で唯一の電子帳簿保存法対応システムです。(2024年9月3日現在）
「JIIMA認証」も取得しており、安心してご利用いただくことができます。
※「JIIMA認証」について知りたい方はこちら↓
SES特化型！電子帳簿保存法システムでの帳票一元管理はi-seiQ
それを実現する機能が「Web帳票受け渡しサービス」です。
この機能を使うことで、取引先との帳票のやり取りがスムーズに行え、さらに高度な検索性や履歴管理も実現できます。
Web帳票受け渡しサービスの特徴
簡単なセットアップと利用開始
i-seiQのWeb帳票受け渡しサービスは、利用開始までのプロセスが非常に簡単です。
弊社へお申し込みいただけましたら、権限を付与させていただきます。
その後、i-seiQ導入企業様から取引先の担当者様に認証メールを送信し、その認証の完了だけでサービスの利用が可能になります。
これにより、面倒な手続きなしにすぐに帳票の受け渡しを始めることができます。
スムーズな帳票の共有
Web帳票受け渡しサービスを活用すれば、作成した見積書・注文書・請求書・支払通知書をi-seiQから直接取引先側の画面にアップロードし、簡単に共有ができます。
送付した帳票のステータスが「受取待ち」から「受取済み」に変わるのも一覧で確認でき、取引先とのやり取りの進捗状況も一目瞭然です。
取引先企業様側の画面では、専用の画面で帳票を閲覧・ダウンロードができます。
もちろん、取引先企業様の利用料は無料です。
双方アップロード・ダウンロードした際は登録されているメールアドレスに通知が送信されます。
相手方に帳票送付の手間が省け、かつ一覧で状況が確認できるため、帳票の管理がより効率的になります。
勤務表の送受信もi-seiQでまとめて完結
i-seiQ上で勤務表のやり取りができます。
送付済みや未送付の管理、通知メールが送信できます。
導入企業様側で回収を依頼したい場合は
「請求処理」＞「稼働時間入力」の画面で勤務表の回収をしたい契約にチェックをいれて、
「勤務表回収メール送信」ボタンを押下するだけで、支払先担当者様にメールを送ることができます。
取引先様が勤務表をアップロードすると導入企業様にメールが送付され、
i-seiQ上で受取完了ができます。
導入企業様側から勤務表を送付したい場合は
「請求処理」＞「稼働時間入力」の画面で該当の契約を選択し、勤務表をアップロードしてください。
取引先担当者様にメールが送信されます。
取引先企業様からの送受信も似たような手順で作業ができます。
支払通知書で「請求書レス運用」が検討できる
弊社も含め導入企業様に多くご好評いただいているのが、
パートナーに送る支払通知書をもって請求書をなくす運用をすることです。
手順は以下の通りです。
i-seiQ導入企業様の「出金処理」＞「支払一覧」で支払先側のi-seiQ画面にアップロードします。
支払先担当者様側では該当の支払通知書が受け取れる状態ですので、確認の上「差し戻す」または「承認する」ボタンの押下をしていただきます。
導入企業様側ではその「承認する」を受けて、請求書のやり取りをしたとみなす、という方法です。
電帳法に沿った機能
必要な帳票の検索
i-seiQのWeb帳票受け渡しサービスでは、豊富な検索軸が用意されており、帳票や契約を簡単に見つけることができます。
取引先、日付、金額などの条件で絞り込むことで、膨大なデータの中から目的の帳票を検索できます。
もちろん案件名や作業者名、利用企業様ごとに設定できるカテゴリでも検索可能です。
訂正・削除の履歴記録
アップロードした帳票の訂正や削除が発生した場合は、その履歴が自動的に記録されます。
これにより、いつ、誰が、どのような変更を行ったのかを追跡できるため、正確な帳票管理が求められる電子帳簿保存法にも対応しています。
万が一のトラブルが発生した際も、過去のやり取りや修正履歴を確認することで、迅速に対応することが可能です。
データの長期保存で安心運用
i-seiQでは、送付された帳票のデータを通常7年間保存ができるため、長期的なデータの保存と管理が可能です。
これにより、将来的な確認や監査にも柔軟に対応できます。
法令遵守を徹底しながら、契約と帳票を紐付けして管理を行えるので安心です。
動画でWeb帳票受け渡しサービスをご紹介
実際の画面を含めた紹介動画です。
運用フローなどのご参考になるかと思いますのでぜひご覧ください。
まとめ
Web帳票受け渡しサービスを使えば、帳票の共有・受取状況の確認・通知までi-seiQでまとまり、
勤務表の回収や支払通知書を活用した“請求書レス運用”も含めて、
月末月初のやり取りをぐっと軽くできます。
JIIMA認証も取得しており、検索や履歴管理・長期保存の観点でも運用しやすいのが特長です。
デモでのご利用も可能です。
ご興味がございましたら、ぜひお問い合わせください！
