契約管理は、SES業態において非常に重要な業務の1つです。
契約内容の確認や更新、期限管理など、細かな作業が求められるため、
効率的かつ正確な管理が必要です。
そこで、多くの企業が契約管理システムの導入を検討しています。
しかし、依然としてExcelを用いた管理を続けている企業も少なくありません。
では、契約管理システムを導入した場合とExcelで管理する場合では、
具体的にどのような運用フローの違いが生じるのでしょうか。
本稿では、これら2つの新規契約を処理する方法の運用フローの違いを詳しく解説します。
契約管理の効率化を目指す企業にとって、最適な選択をするための一助となれば幸いです。
Excel運用フロー（i-seiQ未導入企業のSES契約の処理例）
Excel運用の場合、1つ1つの作業が分かれているため、
フローとして項目が多くなります。
共有フォーマットが整備されていないと、
ミスによる確認作業が増えることで効率が低下します。
例えば、営業メンバーが情報を登録する際に漏れがあると、
経理担当者が確認と修正を行う必要があり、時間とコストがかかります。
i-seiQ運用フロー
i-seiQ運用の場合、i-seiQ利用によって経理担当者への連携や、
フォーマットの統一などが済んでいます。
また契約のステータスも登録可能なので、
営業メンバーの細かい意図まで共有可能です。
フロー全体を通して、
新規契約にかかるコストがExcel運用より少なくなっています。
フローにおける3つの違い
営業メンバーの情報共有手間（→営業工数の最大化）
やはり営業の情報共有手間に違いがあります。
Excel運用の場合、Excelファイルの最新版取得、各項目の情報登録、
Excelファイルを経理担当者へ連携など、
本来の営業活動外のタスクが多く存在します。
営業工数の最大化、会社全体の売上最大化を追求するのであれば、
i-seiQ導入をおすすめします。
経理担当者から共有内容に関する確認（→経理業務の効率化）
経理担当者側もフォーマットに入力規則を設定するなど、
しっかり共有項目が整備されていないと営業メンバーへの確認、
連絡コストが発生します。
こういったコストはi-seiQ導入で発生を防ぐことが可能です。
i-seiQではメール送付機能も付いているので、
登録や見積書・注文書発行と同時に営業メンバーへの共有も可能となっています。
管理ファイルのデグレ含めたアクシデント防止（→バックオフィス業務運用の安定化）
管理ファイルのデグレは同一ファイルの共同編集が発生するなら、
避けられないリスクの1つです。
他にも使用ファイルの破損など他の潜在しているリスクに備えるためにも、
クラウド上でデータを管理していく必要があります。
対応の不備や遅れはお客様の信頼を損なうことに繋がりますので、
今からバックオフィス業務運用の安定化を図りましょう。
その他メリット
新規登録時1契約あたり10分程の工数削減が可能です。
その他i-seiQに情報を蓄積していくことで、
データの活用範囲が広がります。
例えば、過去5年間の契約履歴の検索や、
現在の契約による年間総売上の自動計算など、
業務に役立つデータをすぐに取得できるようになります。
SES特化の契約管理システム「i-seiQ」
契約管理の方法は、企業の規模や業務内容によって最適な選択が異なります。
本稿を通じて、i-seiQの実現するフローに関する理解が深まり、
より効果的な管理方法を見つける手助けとなれば幸いです。
企業の成長と成功に向けて、最適な契約管理の実現を目指しましょう。
SES特化型の契約管理システム『i-seiQ』
