SES事業における契約管理・請求・支払業務は煩雑で、月末月初は特に忙しくなりますが、
Excelやスプレッドシート表を利用し対応されている方が多いのではないでしょうか。
例えばExcelは、請求・支払管理において自社に必要な項目だけを揃え運用ができるなど、柔軟性に優れているためとても便利です。
しかし要員の管理数の増加や複数ファイルによる管理を実行している場合は、Excelへの入力や確認工数がより増え、煩雑になるデメリットも存在します。
そして結果的に一連の業務を実行できる担当者が社内で限られ業務の属人化が発生し、担当者の退職に伴う後任への引き継ぎが不十分といった状況に陥ると、これまで通りの運用ができなくなるといった課題が生まれるケースも考えられます。
そこで本記事では、Excel管理のまま後任へ引き継ぐ際の課題例を紹介し、
本記事を通して、将来的な引継ぎリスクを現時点からご理解いただき、対策を考える”きっかけ”を提供できればと思います。
Excel管理の引継ぎによくある落とし穴
教育コストの発生
Excelを用いた管理方法を後任へ引き継ぐ際に発生する問題は、後任への教育コストです。
Excelに精通した人材であれば、関数などの教育は不要かもしれませんが、不慣れな方の場合は当然ながら教育していく必要があります。
そして仮に関数を壊してしまったなんて際は修復に時間がかかったり、挙句の果てには、修復方法を退職された前任者しか知らず、時間をかけて調べて対応するような状況に陥り月末月初の業務がストップしてしまうなんてことも考えられます。
実際にこれらの背景から、専任の担当者が退職されて業務を引き継いだものの、Excelを使いこなすことができずにヒューマンエラーが発生し、慌ててシステムの導入を検討することに至る事例も存在します。
※別記事にて、Excel管理における実際の失敗例を挙げておりますので、よろしければご覧ください。
業務の属人化を解消できない
冒頭でも触れましたが、Excelは請求・支払管理において自社に必要な項目だけを揃え運用ができるため、非常に便利です。
しかし年数が経過すると、管理方法が専任の業務担当者に属人化し、結果的に請求・支払情報の管理から入金消込までの一連の業務フローを把握しているのは、社内で1名のみといった状況も考えられます。
そして業務に熟知した担当者が月末月初に急遽、体調不良でお休みになったり、退職の影響から業務が停止してしまうことも考えられます。
このような状況は、後任へ引き継いだ際も継続され、業務の属人化を解消できないまま業務を進めていく流れになってしまいます。
営業と事務担当者間の情報共有が不十分
最後に紹介するのは営業担当者から事務担当者へ一部の経理業務を引き継ぐケースを例に挙げます。
例えば、これまでは営業担当が契約情報を管理し、月末月初の請求対応まで実施していたものを営業活動に専念する環境を作るために、請求業務を事務担当者に引き継ぐ事例です。
上記ケースの場合は、営業と事務間で業務が分業されるため、当然ながら営業担当は請求業務に費やしていた時間を営業活動に使うことができます。
しかしながら分業には落とし穴があり、特にExcel管理を実施している場合は、営業と事務間の情報連携、つまりは密なコミュニケーションが重要になります。
なぜならば、仮に営業側から社内チャットなどで共有された情報を事務側が見落としてしまい、Excelへの入力更新が漏れ、結果的に誤った金額で請求書を作成し送付してしまうなどのヒューマンエラーも考えられます。
そのためこのような課題を払拭するためには、営業と経理間の情報共有を密に実行する運用体制の構築を作っていく必要があります。
まとめ
Excelによる請求・支払管理は便利なものの、引継ぎ時には落とし穴が付き物です。
そのため引継ぎ時には万全の体制を前もって構築し、引継ぎ後も問題なく運用できるよう対策をしていく必要があります。
仮に本記事で紹介した課題への対策が難しければ、システムでの運用を考えても良いかもしれません。
システムであればExcelのような関数を用いた操作が不要で、操作方法も属人化しません。
また営業と事務担当者間の情報連携もシステム内で実行できるため、見落とすといったヒューマンエラーを防ぐことができますので、システムでの対応も考えてみてはいかがでしょうか。
弊社がシステム化で改善した点について、以下の記事で紹介しておりますのでご覧ください。
