Excelの管理表が複数あり、情報の更新作業に工数がかかっていませんか？
帳票発行や契約更新有無など、SES業務ではたくさん管理することがあり、管理表も増産されがちです。
この記事では複数管理表がもたらす問題点について解説しています。
現状の情報管理方法がベストなのか考える機会になれば幸いです。
SES業界の業務の流れ
上図はクライアントやパートナーとの情報交換から契約獲得、請求書発行までの流れです。
まずは業務全体の流れを把握し、どのフェーズで管理表が必要になるか確認しましょう。
Excel等で情報を管理するフローを色付けすると、このようになります。
基本的には訪問や電話、メールなどで情報の交換をしますが
契約条件やお金が関係する部分は分かりやすく情報を残さないといけません。
方法は会社によって様々ですが、メールやExcelで管理する傾向にあります。
例えば「見積書発行」は、ただ見積書を発行して作業終了ではなく、
誰が・何日に・発行済みか未発行かを管理しておく必要があります。
そのような管理表がいくつも必要です。
Excelで契約・請求管理の問題点
情報連携するExcel一覧表の種類が多い
業務で扱う情報は一覧表で管理します。
「クライアントやパートナーとメールでやり取りして情報を受信ボックスに放置」してしまうと、必要な情報を見落としてしまうからです。
ただし、情報をまとめる一覧表を分野ごとに作成すると、最低限これらのExcelファイルが必要です。
これらの管理表は現状のフォーマットになるまでに、様々な人の手が加えられていることがほとんどです。
・経理担当が作成
・営業担当が各自で作成
・社長が前職で使っていたものを流用
・社長が基本の管理ファイルを作成し、経理や営業担当がカスタマイズ
Excelは手軽に項目を変更できるため汎用性が高く、重宝しますよね。
そのため、気が付くと管理表が20ファイルも存在する事態にもなってしまいます。
手動で情報更新している場合は、各管理表の情報を最新に保つ必要があるので大変ですよね。
管理表が増える＝工数が増える＝コミュニケーションコストがかかる
管理表が増えると情報がバラバラになり、最新情報を担保することができず
無駄な工数（コミュニケーションコスト）が増えます。
アナログ式にメール・電話・ファイルサーバーで情報連携すると、
情報連携のコストがかかる上に、どこかのタイミングで問題が必ず発生します。
×更新するExcelが複数あり、情報の更新漏れが発生。
×個人のローカルPCでExcelが更新され、最新情報がわからない。
×各帳票ごとに契約情報を入力しており、月初の請求書作成に時間がかかる。
×人為的な入力ミスにより、チェック工数や書類再作成が発生。
×Excelはデータ量が増えれば増えるほど、開くのが遅くなる、クラッシュする。
×関数を理解していない人が多いため、誰かが式を壊してほったらかし。
さらに最悪なことに、無駄な工数に気付かず日々の業務をこなすようになり、
コミュニケーションコストがかかっている認識がなくなっていきます。
「あるある」かと思いますが、改めて業務を見つめ直さない限り、これらの問題点は日常業務の中に紛れて姿を消してしまいます。
複数の管理表を人力で情報連携をしている限り、最新情報が担保できない問題は起こり続けます。
今のやり方が本当にベストなのか
私も何社もお話お聞きしていますが、「今のやり方がベスト」「今のやり方から変えられない」といった声も多いです。
はたして本当にそうなのでしょうか。
今まで情報連携のミスはないですか？
Excel管理表の更新が面倒だと感じたことはありませんか？
少なくとも私自身はExcel管理によって様々な失敗をしてきました。
請求書の送付ミスにより初回契約で終了してしまったり、請求書送付リミットを過ぎてしまったり…
「SES業界で10年以上の私が経験したExcel管理3大失敗例」でご紹介します。
