令和６年度から義務化された、電子帳簿保存法-電子取引への対策はお済でしょうか？
本制度へのご理解がフワッとされている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
この記事では、 電子取引で対応すべき２点の保存要件の解説と、対応にあたってSES事業者が気を付ける点をご紹介いたします。
記事の前半では「改正電子帳簿保存法の概要」を解説し、後半では「電子取引で求められる保存要件２つ」に焦点を当て解説します。
この記事を読み終えることで、電帳法対策のために今すぐ対応すべきポイントが明確になりますので、ぜひ最後までご覧ください。
改正電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿と書類の電子データ保存を一定の要件のもと認めた法律です 。
制定前は国税に関係する書類は、紙での保存が原則とされてきましたが、
デジタル時代における効率的な書類管理を実現するために、電子データでの保存が可能になりました。
以下の方法で書類を保存することが可能です。
- 電子メールやネット経由を経由した電子的受領
- 会計ソフトを用いた電子的な帳簿の作成
- スキャンや画像データを用いた紙文書の電子保存
改正内容のポイント
- 令和６年度からの改正ポイントは以下の３つです。
- 税務署長の事前承認制度の廃止
- 優良な電子帳簿に対する過少申告加算税の軽減
- 電磁的記録による保存の最低要件の設定
電子取引における電子データ保存が義務化
令和６年度から義務化されたのは、電子帳簿保存法の「電子取引」です。
これまでは見積書や注文書、請求書を電子メールやEDI・クラウドサービスなどの電子取引で受領後、紙に印刷して保存しても問題ありませんでしたが、
今後は電子取引で受領した書類は必ず「電子データで保存」する必要があります。
また受け取る側だけでなく送る側も対応が必要です。
そのため電子取引のデータ保存要件を満たすことができない場合は、紙での対応となり、
業務に支障が生まれる可能性があります。
電子取引で求められる2つの保存要件とは？
保存要件：真実性の確保
まず1つ目が「真実性の確保」です。
真実性の要件とは、言い換えると「改ざん防止のための措置」です。
この要件は、基本的に上図のいずれか1つの措置を取れば問題ありません。
コストゼロの対応方法は (4)の「事務処理規程の制定と遵守」です。
これは改ざん防止のための「訂正削除の防止に関する社内ルールを定めて守る」というものです。
事務処理規程の制定は電帳法への対応だけでなく、内部統制にも繋がるメリットがあります。
詳しくは国税庁HPをご覧ください。
保存要件：可視性の確保
2つ目が「可視性の確保」です。
可視性の要件とは、言い換えると「誰でも情報を確認できるための措置」です。
この要件は、上図の全ての措置を取る必要があります。
特に(1)の「検索性の確保」は注意が必要です。
具体的には書類を 「取引先」・「取引年月日」・「金額」の3項目で検索できる必要があります。
対策は書類のファイル名に３項目を含め検索できる状態にする、
あるいはExcelなどで索引簿を作成し検索要件を確保する必要があります。
書類が増えれば増えるほど、手間が増えることになります。
そして(3)の運用マニュアルの作成も忘れずに対応しましょう。
SES事業者が電帳法対応のJIIMA認証システムを導入するメリット
これまでコストゼロでの対応方法を紹介してきましたが、
電帳法対策として「JIIMA認証」システムの導入も候補の1つかもしれません。
- JIIMA認証のシステム導入で電帳法の対応ができ、細かな制度を理解する必要がない
- 電子帳簿保存法への対応だけでなく自社業務の課題を一緒に解決できる
- 情報と書類を一元管理できる
特にSES事業は契約延長の管理、見積書や注文書の発行、請求書の超過控除計算など、
帳票関連の作業が煩雑になる傾向があります。
SESに対応しているJIIMA認証取得済みのシステム導入で
電帳法対策だけでなく、SES業務における事務作業も一緒に効率化できる点は魅力的です。
システム導入を検討される場合は、「JIIMA認証」を取得済みか、導入と共に事務作業を効率化できるかを必ず確認しましょう。
まとめ
電子帳簿保存法-電子取引への対応は必要不可欠 になりますので、対策していきましょう。
貴社が 電子帳簿保存法に対応しているものの、システムを導入していないために業務工数が増加してしまっている場合は、ぜひシステム導入での対応も検討してみてください。
