SES営業担当がたどり着いた、Excel管理表のシステム化 改善ポイント4つ

SES営業担当がたどり着いた、Excel管理表のシステム化 改善ポイント4つ

「Excel管理表で限界を感じるけれど、システム化して業務が改善されるだろうか」とお悩みではありませんか?

この記事では、SES企業がExcel管理からシステム化をして得られた、実際の効果を4つご紹介します。

システム化をして得られた改善点4つ

今までのExcel管理の失敗経験をもとに、SES特化型の契約・請求管理システム「i-seiQ」を自社開発しました。

実際にシステム導入後、どの業務改善ができたかご紹介します。

月末・月初の書類作成工数を50%削減

月末月初の書類作成工数を50%削減することができました。

i-seiQは一度契約情報を登録すると、見積書・注文書・注文請書・請求書・送付状などの書類がワンクリックで作成できます。

各部署単位で別々の管理帳票を作成していたので、条件確認や帳票への入力作業などで使っていた時間(工数)を激減させることができました。

帳票の確認工数、入力工数、情報収集の時間を主に削減し、工数50%減を実現しています。

 

入力ミス、送付ミス発生率が0%に

帳票の入力ミス、送付先ミスの発生が0%になりました。

 

入力した契約情報を各帳票に自動反映するので、重複入力や単純作業自体が無くなり、ミスが大幅削減されます。

更に、SES特有の超過控除金額を自動計算するため、人為的な計算ミスも防ぐことができるようになりました。

 

また、出力する帳票に送付先住所や担当者名を出力する設定をしておけば、
窓枠付き封筒に入れてそのまま封入することができます。

これで送付ラベル貼り間違いも無くなり、送付ミスも防ぐことができました。

 

担当不在による進捗停滞など、連係ミスの解消

Excelからシステムに切り替えたことで連携ミスの解消ができました。

 

「i-seiQ」はクラウド上にデータを管理しているため、外出先からでもデータ修正が可能。

修正後は社内にいる担当者に郵送の指示を出せば完了するので、会社にいなくても請求処理が進められるようになりました。

 

今までは、営業担当者が契約変更を把握していても、
「社内に戻れないから管理帳票が更新できない」「経理に電話ができない」というシーンや、
営業担当者が外出中のため、経理担当者が契約変更を確認できず、請求書が発行できないというケースがありました。

 

システム化をすることで外出先からでもデータ修正ができるので、在宅勤務に移行する際にも非常に役に立ちました。
i-seiQが正のデータだとルール化すれば、i-seiQだけ更新すればいいので連携ミスが大幅削減できます。

全体数字把握が1分で可能に

最新の全体数字がいつでも確認できます。

 

「i-seiQ」はデータを一元管理しています。

月間の売上や利益、売掛・買掛金推移も随時確認できるため、
情報収集や検索の時間をかけずにスムーズな営業計画を建てることが可能になりました。

 

i-seiQにする前は、Excelの帳票にあるデータを各部署に集計依頼を出し、
各部署のデータ集計表の完成後に、情報報告の形式にする方法を知っているメンバーが最終集計作業を行っていましたので、月次の最終報告が月半ばになることも多々ありました。

 

i-seiQにしてからは、見たい情報がいつでも確認できるようになりました。

 

システム化して一番良かったこと

システム化によって、Excelと向き合う時間が無くなったことが一番良かったことです。

 

「システム会社だから」と言っても、社内の情報管理ツールはExcelだという会社がほとんどだと思います。
私も簡単な管理帳票であればExcelで作ってしまうこともありますので、否定はしません。

 

ただし、関数設定や計算が合わない箇所を修正するために、Excelと向き合う時間が多くなってしまうことがありました。
本来なら営業活動に工数を費やすべきでしたので、大変もったいない時間です。

 

業務フローの一部分を切り取って見てみると、業務改善可能な点はたくさんあります。

是非一度、今の業務フローを見返してみて、削減できるところが無いか探してみてください。

 

 

 

SES特化型の契約・請求システム「i-seiQ」のことをもっと知りたい!資料を見てみたい!

というかたはi-seiQサイトよりお問い合わせください。

無料でデモアカウント発行も行っております。

システム化のメリットカテゴリの最新記事

トップへ戻るボタン