当社、株式会社アイエンターは、SES特化の契約管理システム「i-seiQ」を提供しています。
本記事では、導入企業様が契約管理のシステム化を決断した理由を3つご紹介します。
それにあわせて、システム化を成功させるためのポイントも解説します。
システム化を検討されている企業の参考になれば幸いです。
システムの導入理由
契約・請求管理システムi-seiQは数あるSES企業に導入されています。
導入理由として多く寄せられた意見の中から、特に多かった3つの理由をご紹介します。
この3つの理由のいずれかで困っているなら、システム化を検討するタイミングです。
Excel管理の限界
最も多く挙げられたのが、Excel管理の課題です。
Excel管理は、汎用性が高く多くの企業で利用されていますが、問題点も指摘されています。
例えば以下のような問題があります。
・ 部署間の連携問題：各部署で異なるExcelファイルを使用することによる情報の不一致
・バージョンの管理：最新版の特定や更新履歴の管理が困難
・ 属人化：特定の担当者しか扱えない複雑なExcelファイルの存在
これらの課題がデータの正確性・迅速性を損ない、業務の障害となってきました。
i-seiQをはじめとした一元管理システムは、こういったExcel管理の課題を解消できます。
例えばバージョンの管理についてはリアルタイムのデータ分析が可能になるため、
課題解決だけではなく経営判断の精度を向上させることができます。
契約情報をExcelで管理していた企業様の導入事例はこちらです。
みんなの未来様：「情報の抜け漏れや特殊な条件の伝達不足による請求ミスが課題となっていました。」
請求処理の工数増加
多くのSES企業は、事業の成長に伴い、稼働人数と請求処理が増加するために請求処理が課題となっています。
さらに、商流における上位企業から請求書の指定フォーマットが求められることもあり、その管理は複雑化します。
こうした課題に対して、SES特化型の契約管理システムは効果的です。
例えば「i-seiQ」は、以下の機能を備えています。
– 契約と帳票の自動紐付け
– 超過・控除の自動計算
– 取引先ごとの指定フォーマットの登録
複雑な管理が求められる状況に対応できます。
さらに、受託や物販など、IT業界特有の契約もかんたんに管理できることも評価されています。
SES特化にこだわり、請求工数を削減できた企業様の導入事例はこちらです。
ネットサポート様：「契約情報が個別のExcelで管理されていたため、管理表の作成などに多くの工数がかかっていました。」
電子帳簿保存法
最後に挙げる理由は電子帳簿保存法です。
この法律は、2024年1月1日に完全義務化され、その理解や対応が求められています。
違反すると国からの100万円以下の罰金があるためです。
i-seiQはJIIMA認証という電子帳簿保存法対応システムである認定を国から受けています。
この認証により、i-seiQは法的要件を満たす信頼性の高いシステムとして評価されています。
そしてこの義務化を機に、自社システムからi-seiQに移行された企業がいらっしゃいます。
マイティテクノ様：「電帳法対応をきっかけに、社内システムの改修を検討していましたが、開発者と利用者間の調整に時間と労力がかかっていました。」
システム化を成功させるために
システム化は計画的に
システム化を成功させ、課題を克服するには、計画的かつ早期のアプローチが不可欠です。
システム導入は単なるツールの導入ではありません。
業務プロセス全体の見直しや改善を伴うプロジェクトです。
計画的に進めることで、次の利点があります。
・導入後の問題を未然に防止できる。
・スムーズな運用を実現できる。
・関係者全員の理解と協力を得やすくなる。
システム化のフローの一例を紹介します。
1. 現状の課題を明確化
・どんな契約があるか（契約の種類・件数）
・現在の管理方法で困っている点（更新漏れ・検索性）
・関係部署の要望をヒアリング
2. 必要な機能を整理
・契約更新履歴の管理
・権限管理（誰が閲覧や編集できるか）
・必要な帳票の種類
・売上集計機能（契約状況の可視化）
3. システム選定のポイント
・セキュリティ（データバックアップ）
・操作性（現場が使いやすいUI）
・コストとスケーラビリティ（将来の契約増加に対応）
4.導入プロセスを計画
・スモールスタート（一部部署で試験運用）
・データ移行計画（過去契約や取引先情報）
・社内研修（操作説明・ルール決め）
・運用ルールの明文化（更新手順、責任者）
これらの手順で進めることで、システム化の成功確率を高め、運用を軌道に乗せやすくなります。
まとめ
SES企業が契約管理をシステム化する際に「i-seiQ」を選ぶ理由は、Excel管理の限界、請求処理の負担増、そして電子帳簿保存法への対応です。
Excelでは情報の不一致やバージョン管理の煩雑さが業務を妨げますが、i-seiQなら一元管理で解決できます。
さらに、システム化をするとSES企業特有の複雑な請求処理も自動化し、工数を削減可能です。
法令対応についても、JIIMA認証を取得しているため安心です。
これらの課題に当てはまるなら、システム化を検討すべきタイミングです。
契約管理の効率化とリスク回避を同時に実現するなら、システム化が最適な選択です。
計画的にシステム化を進め、スムーズな契約・請求管理業務を進めましょう。
