従業員規模、稼働人数が少ないうちは契約・請求管理業務は人力でいい……
そう考え、Excelやスプレッドシート、チャットで何とか回していませんか？
もちろん、立ち上げ期はまず動くことが最優先です。
ただ、現在弊社が様々なSES企業とお話する機会が増えていく中で、
事業規模が小さな内からシステムを導入していた方がよかったと、
お話いただくことが多いです。
本記事ではそのようにお話される企業が多い理由と早期導入のメリットについて、
5つご紹介させていただきます。
バックオフィスの仕組み化で事業成長に対応
小規模の段階では、契約管理・見積書発行・請求書発行などの
バックオフィス業務を人力で対応することが可能です。
しかし、従業員数が増加するにつれて業務量が指数関数的に増加し
それを補おうとバックオフィス人員を単純に増やしていくわけにはいきません。
たとえば、こんな業務の増え方が起きがちです。
・案件、契約形態、請求ルールパターンが増えて確認作業が増加する
・データが複数ファイルに分散し、転記や突合作業が日常化する
・誰が最新版を持っているかが分からず、確認の往復が増える
上記を背景に、成長中の企業がシステム移行するとなると、
移行に際して発生する運用体制構築コストが気づかない内に高くなってしまい、
気づいたときには移行に関する障害が多くなってしまいます。
一方、移行に関して障害の少ない初期段階でシステムを導入しておけば、
規模が拡大しても柔軟に対応できる体制を構築でき、
事業の成長スピードにも対応することが可能です。
急な増員や案件増加があっても、対応のスピードを落とさずに進められるのが大きなメリットです。
法令遵守とリスク管理の重要性
SES企業では、契約管理や労務管理が法令遵守の観点から非常に重要です。
小規模のうちは問題が表面化しにくいですが、
コンプライアンス違反やミスが発生するリスクは存在しています。
システム化によって、以下のメリットがあります。
・入力ルールや必須項目を整えられる
・履歴が残り、根拠を辿れる
・情報の属人化を減らせる
リスクを起きてから対応ではなく、起きにくくする方向へ寄せられます。
結果として、社内の安心感だけでなく、対外的な信頼性の担保にもつながります。
データの一元管理による意思決定の迅速化
従業員数が増えると、契約情報・稼働状況・請求情報などのデータが分散し、
情報を集約するのに時間がかかるようになります。
そうなると、売上集計や見込みを出すための数字の集計に時間がかかることになり、
意思決定が遅れたり、会議で確認の時間が長くなったりという状態が起きやすくなります。
小規模の段階からシステムを導入してデータを一元管理しておけば、
経営判断に必要な情報を迅速に取得でき、
戦略的な意思決定をスピーディーに行うことが可能です。
採用・教育コストの削減
小規模の段階では、事務スタッフの増員で対応されていることが多いです。
ただ、増員で対応する前に、業務が仕組みで減らせる部分が残っているケースも少なくありません。
例えば、データの転記・突合・確認の往復・ファイル探しといった作業は、
システム化で削減しやすい部分です。
システムを導入して業務を効率化していれば、人的リソースを最適化でき、
採用や教育にかかるコストを削減することができます。
これにより、限られたリソースをより重要な業務に振り分けやすくなります。
請求漏れ防止によるキャッシュフローの安定
SES事業は、毎月の稼働実績がそのまま売上に直結する一方で、
請求処理が人手中心だと「漏れ」が起きやすい構造があります。
例えば、契約更新や単価改定の反映漏れ、超過控除額の見落とし、
締め後の差し戻し対応などが重なると、気づかないまま請求していない金額が発生します。
しかもその漏れが発覚するのが翌月以降になりやすく、
回収までの時間が伸びて資金繰りに影響しやすいです。
小さな漏れでも、積み重なると利益を大きく削ることになります。
忙しい月末に限って確認が追いつかない・担当者の記憶と手元のファイルに依存しているといった状態が続くと、
規模の拡大とともにリスクが増加します。
だからこそ、運用がシンプルなうちに、契約・取引先・請求の情報を
一つの流れで管理できる仕組みを整えておくことが有効です。
システム化しておけば、請求対象の抽出や未請求・作成中・承認待ち・送付済みなどのステータス管理が可視化され、
請求漏れを構造的に起きにくくできます。
結果として、月の売上がすぐわかるようになり、経営判断のスピードだけでなく、キャッシュフローの安定にもつながります。
最後に
本記事ではスケーラビリティの確保、法令遵守、意思決定の迅速化、コスト削減、キャッシュフローの安定といった5つの観点から早期におけるシステム導入のメリットについて解説いたしました。
今は順調に業務がこなせているから大丈夫、と思っているタイミングは
実は業務フローを見直しやすい時期でもあります。
今後のさらなる成長を見据え、バックオフィス業務のシステム化を早期に進めるべきだと考えます。
企業のバックオフィス体制構築に関して、弊社では様々な事業規模のお客様の事例をご紹介可能です。
システム導入をご検討される際は一度弊社に相談いただけますと幸いです。
