アイエンターのi-seiQ活用方法 ~権限グループ編 part1~

アイエンターのi-seiQ活用方法 ~権限グループ編 part1~

今回から弊社のi-seiQ活用方法について

シリーズでお伝えしていきます。

 

請求管理、契約管理をシステム化しようとしても

実際にイメージができない、とお悩みのご担当者様必見です!

 

組織体制

弊社での契約管理は営業、営業事務、管理本部の

3チームが主に携わります。

 

i-seiQは契約登録から請求書発行、入金消込等が可能なシステムです。

営業が勝手に請求書を発行できてしてしまうと、管理本部に迷惑がかかってしまいます。

 

そこで、それぞれの業務担当によって、

i-seiQに表示される項目を変更できる機能があります。

この機能を「権限グループ」と呼んでいます。

 

権限グループ詳細

弊社の権限グループは4種類あります。

・管理本部用(全てできる)

・営業担当用(契約登録と見積・注文書発行ができる)

・営業部管理者用(営業担当用+請求一覧の閲覧)

・経営層用(営業部管理者用+経営分析機能)

 

それでは順に説明していきます。

 

管理本部用

このグループに所属しているとi-seiQの全ての機能が使用できます。

契約登録、請求書発行、経営分析機能も使用できます。

 

営業担当用

契約登録と見積・注文書発行ができる、弊社の権限グループです。

 

システム化を検討する理由の一つに、

「営業担当と総務/経理担当の連携がうまくいかない」

「営業担当から契約内容の伝達もれがあった」

があると思いますが、

営業⇔総務/経理への連携はi-seiQを使えば問題ありません。

 

<契約決定から見積書等の発行までの流れ>

1.契約決定が出れば、営業がi-seiQに登録、確定メールを送信

イレギュラーの対応が必要な場合は「社内共有情報」に記載

 

2.総務/経理が確定メールを確認し、決定が出たことを把握。

営業が登録したi-seiQ情報から、ワンクリックで見積書や注文書を発行

 

 

今回のご紹介はほんの一部になりましたが、

業務範囲によって権限グループを使い分けることで、

情報連携がしやすくなったり、案件把握がしやすくなったりします。

 

次回は「営業部管理者用」、「経営層用」の権限グループについて

ご紹介していきます。

 

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